Freistellung w Niemczech – co to jest i jak uzyskać zwolnienie z podatku budowlanego krok po kroku

Freistellungsbescheinigung to dokument kluczowy dla przedsiębiorców budowlanych działających w Niemczech, niezależnie od tego, czy pracują na działalności polskiej, czy niemieckiej. Dzięki niemu firmy budowlane mogą być zwolnione z podatku budowlanego, który wynosi aż 15% od faktury. W tym artykule przedstawimy proces uzyskania zwolnienia z podatku budowlanego krok po kroku, tak aby każda część procesu była jasna i zrozumiała.

Czym jest Freistellung i kogo dotyczy?

Freistellung to dosłownie “zwolnienie”, ale w branży budowlanej odnosi się konkretnie do zwolnienia z podatku budowlanego (niem. Bauabzugsteuer). Podatek od usług budowlanych dotyczy wszystkich usług budowlanych związanych z wznoszeniem budynków, remontami budynków, montażem i instalacjami na i w budynkach, a także sprzątaniem budów i pracami podziemnymi (np. instalowaniem przewodów światłowodowych).

Wszystkie podmioty wykonujące ww. usługi na terenie Niemiec jako podwykonawcy podlegają pod niemiecki podatek od usług budowlanych. To oznacza, że również polskie firmy budowlane działające w Niemczech są objęte tym podatkiem. Nie ma bowiem znaczenia, skąd pochodzi przedsiębiorca, jako że podatek Bauabzugsteuer jest obowiązkowy dla każdego podmiotu działającego w branży budowlanej w Niemczech – dlatego dotyczy zarówno niemieckich działalności gewerbe, jak i polskich lub innych zagranicznych działalności wykonujących zlecenia na terenie Niemiec. 

Podatek budowlany nie przypada jedynie wtedy, gdy prace budowlane są świadczone na rzecz osoby prywatnej. Jeżeli jednak na jakimkolwiek etapie pracy w Niemczech przyjmie się zlecenie od innej osoby prawnej bądź będzie się pracowało jako podwykonawca, podatek od usług budowlanych będzie obowiązywał. Podatek ten jest odprowadzany przez zleceniodawcę, który bez przedstawienia przez podwykonawcę Freistellungsbescheinigung (zaświadczenia o zwolnieniu z podatku budowlanego) wypłaci jedynie 85% wartości faktury, a pozostałe 15% przekaże do urzędu skarbowego jako podatek od usług budowlanych. W przypadku, gdy podmiot prawny zlecający prace budowlane nie odprowadzi należnego podatku do urzędu, pomimo braku Freistellung, zleceniodawca może zostać ukarany surowymi sankcjami. Dlatego zleceniodawcy pilnują tego, aby sprawdzać, czy dana firma posiada zwolnienie i muszą odprowadzać podatek od usług budowlanych.

Dlaczego warto uzyskać Freistellung?

Podatek budowlany to tzw. podatek prewencyjny, czyli mający na celu zapobieganie pewnym zdarzeniom. Bauabzugsteuer ma zapobiegać pracy na czarno i unikania płacenia podatków. Jeżeli bowiem firma działa w granicach prawa, jest poprawnie zarejestrowana w niemieckich urzędach oraz odprowadza wszystkie należne podatki, otrzyma zwolnienie z podatku budowlanego Freistellung. 

Brak Freistellungu wiąże się więc z tym, że kontrahenci mogą mieć podejrzenia o brak profesjonalizmu i legalności bądź płynności finansowej przedsiębiorstwa. Najbardziej oczywistym i dotkliwym skutkiem braku zwolnienia z podatku budowlanego jest jednak potrącenie 15% kwoty na fakturze za daną usługę. Freistellung jest więc konieczne, aby móc wykonywać intratne prace budowlane na terenie Niemiec.

Jak uzyskać Freistellung krok po kroku

Jeżeli przedsiębiorca planuje wykonywać prace budowlane w Niemczech, należy jak najszybciej złożyć wniosek i uzyskać Freistellung. W zależności od urzędu czas oczekiwania na ten dokument może wynosić bowiem nawet kilka miesięcy, dlatego warto zadbać o to, aby przygotować wszystkie dokumenty poprawnie i jak najszybciej uzyskać Freistellung.

Jeżeli przedsiębiorca działa na niemieckiej działalności gewerbe, to równolegle z wysłaniem dokumentu Fragebogen zur steuerlichen Erfassung należy wysłać wniosek do niemieckiego urzędu skarbowego o Freistellung. Jak wygląda więc złożenie wniosku o Freistellung?

Nie ma żadnego formularza, który należy wypełnić. Wystarczy jedynie napisać wszystkie dane swojej firmy oraz formułkę o tym, że “niniejszym wnioskujemy o wydanie zwolnienia od podatku budowlanego Bauabzugsteuer”, po niem. możemy np. posłużyć się frazą: “hiermit wird eine Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG für das o.g. Unternehmen, beantragt”. Zwolnienie przychodzi na adres, pod którym dana firma jest zarejestrowana. Czas oczekiwania na otrzymanie zwolnienia to zazwyczaj 2-6 tygodni, natomiast warto zaznaczyć, że niektórym urzędom zajmuje to nawet do kilku miesięcy. Dlatego przedsiębiorcy często decydują się na współpracę z biurami rachunkowymi, które w razie przedłużającego się procesu uzyskaniu Freistellungu mogą zadziałać i naciskać na instytucje w Niemczech w celu przyspieszenia wydania dokumentu.

Pobierz infografikę: Freistellung dla polskiej firmy!

Jakie dokumenty są potrzebne do wniosku o Freistellung?

Aby złożyć wniosek o wydanie zwolnienia Freistellungsbescheinigung, w przypadku niemieckich działalności należy poprawnie zarejestrować gewerbę w niemieckim urzędzie ds. działalności gospodarczej Gewerbeamt (złożenie Gewerbeanmeldung) oraz niemieckim urzędzie skarbowym Finanzamt (złożenie formularza rejestracji podatkowej). Jednakże na polskiej działalności rejestracja wygląda inaczej. 

Jako polska firma wykonująca prace budowlane na terenie Niemiec należy zebrać następujące dokumenty:

• CEiDG z urzędu miasta bądź gminy lub poprzez strony rządowe gov.pl – w przypadku polskiej działalności gospodarczej (kopia zaświadczenia o wpisie ewidencji gospodarczej w Polsce);
• wpis do Krajowego Rejestru Sądowego KRS – w przypadku spółki;
• zaświadczenie polskiego urzędu skarbowego, że podmiot jest zarejestrowanym podatnikiem w Polsce (dokument potwierdzający rezydencję podatkową w Polsce) – certyfikat rezydencji podatkowej z polskiego urzędu skarbowego;
• formularz rejestracji podatkowej (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung) oraz dodatkowy formularz (Zusatzfragebogen) – oba formularze dostępne w wersji dwujęzycznej w Internecie.
• kopie umów zawartych z klientami niemieckimi, kopie wystawionych faktur (jeśli takowe już są).

Gdzie złożyć wniosek o Freistellung?

Polskie firmy budowlane przyporządkowane są do 4 różnych urzędów skarbowych w Niemczech, w zależności od pierwszej litery nazwy lub nazwiska przedsiębiorcy. Są to:

• A-G – Finanzamt Hameln-Holzminden,
• H-L – Finanzamt Oranienburg,
• M-R – Finanzamt Cottbus,
• S-Z – Finanzamt Nördlingen.

Wniosek o Freistellung składa się we właściwym urzędzie skarbowym bądź online przez portale rządowe. Można także skorzystać z pomocy biur rachunkowych, które poprowadzą za daną firmę cały proces rejestracji firmy i uzyskania Freistellungu. 

Ile kosztuje uzyskanie Freistellung?

Samo złożenie wniosku i uzyskanie Freistellung w niemieckim urzędzie jest darmowe. Natomiast aby móc złożyć ten wniosek, należy równolegle (bądź wcześniej) zarejestrować działalność w Niemczech i uzyskać odpowiednie dokumenty. To wiąże się z opłatami skarbowymi za wydanie dokumentów oraz opłatami za rejestrację przedsiębiorstwa, np. rejestracja gewerby w zależności od miejsca rejestracji kosztuje kilkadziesiąt euro.

Jak jednak załatwić Freistellung w Polsce, czyli gdy prowadzimy polską działalność budowlaną i chcemy świadczyć usługi na terenie Niemiec? Najczęściej firmy korzystają z wygodnych opcji wsparcia w postaci biur rachunkowych, które zajmują się kompleksowym procesem załatwiania Freistellung oraz rejestracji firmy w Niemczech, w tym ewentualne przyspieszenie procesu, wszelka korespondencja z urzędem i rozwiązywanie problemów, które mogą pojawić się na drodze do rejestracji firmy i uzyskania Freistellung. Cena takiej usługi wynosi co najmniej 200-300 EUR, w zależności od wielkości przedsiębiorstwa, które planuje usługi w Niemczech. W tej cenie mogą być już wliczone komunikacja z urzędem, rejestracja przedsiębiorstwa, uzyskanie Freistellung, a także przyszłe przedłużenie zwolnienia Freistellung po wygaśnięciu ważności po raz pierwszy.

Jak długo jest ważne zaświadczenie Freistellung?

Freistellung nie jest wydawane jednorazowo na zawsze. Każde zwolnienie ma okres ważności, przyznawany indywidualnie wobec każdego przedsiębiorstwa. Ważność Freistellung jest więc zależna od tego, ile czasu przedsiębiorstwo świadczy już usługi w Niemczech, czy jest to pierwsze zwolnienie, czy po drodze wystąpiły jakieś nieścisłości lub zaległości w płaceniu podatków. Ważność dokumentu Freistellung to maksymalnie 3 lata dla przedsiębiorstw, które pracują w Niemczech od dawna i nigdy nie miały problemów z fiskusem. Dla przedsiębiorstw, które rozpoczynają pracę w Niemczech, ważność Freistellung zazwyczaj jest ustalana na 6 miesięcy. Wraz z kolejnymi zleceniami i brakiem komplikacji, każde następne zwolnienie może być przyznawane na dłuższy okres, maksymalnie trzyletni, choć najczęściej jednoroczny. Po wygaśnięciu ważności zwolnienia posługiwanie się przestarzałym zwolnieniem działa tak samo, jakby firma nie miała zwolnienia.

Zwolnienie z podatku budowlanego w Niemczech freistellung a rozliczenia podatkowe

Posiadanie Freistellung w Niemczech zwalnia firmę z obowiązku odprowadzania podatku od usług budowlanych przez zleceniodawcę. Niemniej jednak, uzyskanie tego zwolnienia nie zwalnia przedsiębiorcy z innych obowiązków podatkowych, takich jak składanie deklaracji podatkowych i regularne rozliczanie podatków dochodowych, VAT, czy od działalności gospodarczej. Firma nadal może być zobowiązana do rozliczenia podatku dochodowego, w zależności od swojej sytuacji finansowej. 

W skrócie polskie firmy, które wykonują sporadycznie prace budowlane w Niemczech i nie przekraczają 183 dni w roku na terenie Niemiec, nie płacą podatku dochodowego w Niemczech, tylko w Polsce. Natomiast podatek VAT odprowadza się w kraju, w którym osiąga się dany dochód, ale dzięki mechanizmowi odwrotnego obciążenia polscy przedsiębiorcy najczęściej nie muszą rejestrować się jako VAT-owcy w Niemczech.

Czy można załatwić Freistellung prowadząc firmę w Polsce?

Polskie firmy, spółki czy działalności jednoosobowe, które świadczą usługi na terenie Niemiec nie tylko mogą, ale wręcz muszą wystąpić o Freistellung. Bez Freistellungu firma z Polski straci 15% kwoty na fakturze na rzecz podatku od usług budowlanych. W wielu przypadkach można ten podatek odzyskać, jeżeli w końcu firmie uda się załatwić Freistellung, jednakże proces odzyskiwania podatku budowlanego rozpocząć można dopiero w następnym roku podatkowym po roku, w którym pobrany został podatek i może się on ciągnąć miesiącami lub latami. Proces ten jest więc czasochłonny i zdecydowanie bardziej opłaca się polskim firmom od razu działać w celu uzyskania zwolnienia od podatku budowlanego w Niemczech. Uzyskanie Freistellung dla polskiej firmy jest więc konieczne, jeśli przedsiębiorca chce uniknąć płacenia 15% podatku budowlanego.

Napisz, a zadzwonimy do Ciebie!