Czy Twój niemiecki kontrahent żąda wystawienia faktury z niemieckim numerem USt-IdNr. i powołuje się na procedurę Reverse Charge lub paragraf 13b UStG? W branży budowlanej to standardowy wymóg, który jest bardzo korzystny dla polskiego podwykonawcy. Ten artykuł to praktyczny przewodnik, który krok po kroku wyjaśni całą procedurę dotyczącą niemieckiego NIP-u dla polskiej firmy, podatku VAT i odwrotnego obciążenia: od rejestracji, przez uzyskanie numeru USt-IdNr., aż po poprawne adnotacje na fakturze.

Odwrotne obciążenie w Niemczech (reverse charge) a usługi budowlane: Co musisz wiedzieć o § 13b UStG?

• 13b UStG (paragraf 13b niemieckiej ustawy o podatku VAT) mówi o mechanizmie odwrotnego obciążenia. Dla branży budowlanej najważniejszą informacją w paragrafie §13 UStG jest ustęp 2 nr 4, który mówi o tzw. “reverse charge”. Jest to nic innego jak mechanizm odwrotnego obciążenia. 

Powyższy paragraf w skrócie określa, że w branży budowlanej (dokładnie opisanej w ustawie jako usługi budowlane takie jak wznoszenie, konserwacja, naprawa, wymiana oraz czyszczenie budowli) obowiązuje mechanizm odwrotnego obciążenia w przypadku podwykonawstwa. Podatek VAT przenoszony jest zatem na firmę, która zatrudnia podwykonawców. Sam podwykonawca według ustawy nie wystawia faktury z VAT ani nie odprowadza podatku VAT do Finanzamtu. Jeśli zatem jesteś podwykonawcą, paragraf 13b UStG przenosi obowiązek rozliczenia podatku VAT z polskiego wykonawcy na głównego zleceniodawcę. 

Polski NIP europejski a niemiecki USt-IdNr. – Kiedy jeden numer to za mało?

Polski NIP europejski nie jest niemieckim numerem VAT (USt.-IdNr.). Jeżeli zleceniodawca wymaga od polskiej firmy niemieckiego numeru USt-IdNr., to firma musi złożyć o to specjalny wniosek do niemieckiego urzędu skarbowego.

Czy może jednak zdarzyć się, że niemiecki numer USt-IdNr. nie będzie potrzebny polskiej firmie? Zgodnie z prawem polska firma powinna wystąpić o ten numer USt-IdNr., jednak w praktyce nie wszyscy główni podwykonawcy tego wymagają. Teoretycznie więc polski NIP EU nie jest wystarczający. Jednak w praktyce ani niemiecki urząd, ani kontrahent nie oczekują USt-IdNr. od polskich firm świadczących usługi budowlane na terenie Niemiec. Do międzynarodowych transakcji wewnątrzunijnych wystarczy więc polski numer NIP EU.

Standardowe usługi w UE a polski NIP-EU

W usługach budowlanych, ale także usługach IT, transportowych i doradczych, polski NIP europejski jest wystarczający do świadczenia usług na terenie Niemiec i zastosowania ogólnych zasad reverse charge. Również do fakturowania dla niemieckiego kontrahenta wystarczy polski numer NIP EU.

Usługi budowlane jako wyjątek: Dlaczego niemiecki fiskus wymaga rejestracji?

Każda polska firma budowlana wykonująca usługi w Niemczech musi zarejestrować się w niemieckim urzędzie skarbowym i uzyskać Steuernummer (numer podatkowy). Ten numer to wewnątrzkrajowy numer do identyfikacji firmy budowlanej na terenie Niemiec. Ten numer jednak nie jest niemieckim numerem USt-IdNr. 

Steuernummer jest konieczny do wykonywania jakiejkolwiek pracy na terenie Niemiec. Dlatego firma budowlana musi się zarejestrować. Dopiero po zarejestrowaniu firmy można wystąpić o dokument “Nachweis der Steuerschuldnerschaft” na podstawie  § 13b UStG oraz o dokument, na którym zostanie wydany USt-IdNr.

Jak uzyskać niemiecki numer podatkowy dla polskiej firmy? Proces krok po kroku

Aby uzyskać USt-IdNr. oraz posługiwać się nim zgodnie z prawem, należy najpierw poprawnie zarejestrować polską firmę w niemieckim urzędzie. Poniżej przedstawiamy praktyczny poradnik do rejestracji polskiej firmy w Niemczech oraz uzyskania niemieckiego numeru VAT USt-IdNr.

Krok 1: poprawna rejestracja firmy w Niemczech i nadanie numeru Steuernummer. 

Polskie firmy należą do 4 różnych urzędów w Niemczech i są przyporządkowane alfabetycznie (według nazwiska przedsiębiorcy bądź nazwy spółki):

• A-G →  Finanzamt Hameln-Holzminden
• H-Ł → Finanzamt Oranienburg
• M-R → Finanzamt Cottbus
• S-Ż → Finanzamt Nördlingen mit Außenstelle Donauwörth

 W celu rejestracji firmy należy wypełnić odpowiednie wnioski. Do wypełnionych formularzy należy dołączyć następujące dokumenty:

• kopia zaświadczenia o wpisie ewidencji gospodarczej w Polsce (CEIDG) lub wpis do KRS 
• certyfikat rezydencji podatkowej
• kopia dokumentu identyfikacyjnego (polski dowód, kopia paszportu, karta pobytu, itp.)

Tak przygotowane dokumenty należy wysłać do niemieckiego urzędu skarbowego. W ciągu ok. 2-3 miesięcy urząd zazwyczaj nadaje Steuernummer. Wtedy można przystąpić do następnego kroku.

Krok 2: wysłanie wniosku o USt-IdNr. do Bundeszentralamt für Steuern

Krok 3: od otrzymania dokumentu o 13b (Nachweis der Schuldnerschaft) oraz Umsatzsteueridentifikationsnummer można posługiwać się numerem USt-IdNr. Należy uwzględniać go na każdej fakturze wraz z adnotacją o zastosowaniu odwrotnego obciążenia. Przykład: “Bei den vorgenannten Leistungen handelt es sich um eine sog. Bauleistung, für die der Übergang der Steuerschuldnerschaft gem. § 13b Abs. 2 UStG gilt“.

USt-IdNr. a Steuernummer – Zrozum różnicę, by uniknąć błędów

Różnica pomiędzy Steuernummerem oraz USt-IdNr. jest bardzo istotna. Steuernummer to ogólny, wewnątrzkrajowy numer podatkowy nadawany przez lokalny urząd skarbowy (Finanzamt), niezbędny do wszelkich rozliczeń w Niemczech czy korespondencji z Finanzamtem, a także weryfikacji podatkowej bądź rozliczeń rocznych. Każdy niemiecki urząd ma swój unikalny początek Steuernummeru dla przedsiębiorców do niego należących. USt-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) to „europejski” odpowiednik odnoszący się do podatku VAT, używany wyłącznie do transakcji wewnątrzunijnych i nadawany przez urząd federalny (BZSt). 

Istotne jest, że nie można uzyskać USt-IdNr. bez wcześniejszego posiadania Steuernummer.

Podsumowanie: Zabezpiecz swoje zlecenia w Niemczech z profesjonalnym wsparciem Profimi

Podsumowując — dla polskich firm budowlanych działających w Niemczech posiadanie niemieckiego numeru USt-IdNr. (niemiecki NIP dla polskiej firmy) to z punktu widzenia prawa obowiązek. Bez niego nie da się prawidłowo wystawić faktury i prowadzić księgowości w Niemczech w systemie odwrotnego obciążenia (Reverse Charge) zgodnie z § 13b UStG. W praktyce jednak dla wielu kontrahentów wystarczy polski NIP EU. Gdy jednak okaże się, że akurat twój kontrahent oczekuje niemieckiego USt-IdNr., brak tego numeru może skutkować wstrzymaniem płatności przez niemieckiego kontrahenta, a nawet problemami z urzędem skarbowym. Nie ryzykuj – skontaktuj się z Profimi, które zapewnia wsparcie dla firm budowlanych, aby szybko i bezstresowo załatwić wszystkie formalności oraz zapewnić sobie profesjonalną obsługę księgową w Niemczech.