Rezydencja podatkowa w Niemczech – kiedy należy odprowadzić podatek za delegowanie pracowników do Niemiec?
Wiele firm, szczególnie budowlanych, pracuje w Niemczech bądź deleguje swoich pracowników do Niemiec. Wiele pracodawców zastanawia się wtedy, czy musi zapłacić niemiecki podatek dochodowy. Zasady odprowadzania podatków pomiędzy Polską a Niemcami są określone w umowie w sprawie unikania podwójnego opodatkowania zawartą już w 2003 roku. Mimo że ogólna zasada zakłada, że podatek dochodowy odprowadza się w tym kraju, w którym dochód jest uzyskiwany, dochodzi jednak tutaj również pojęcie rezydencji podatkowej.
Co to jest rezydencja podatkowa?
Kraj rezydencji podatkowej to kraj, w którym podatnik wykazuje dochód oraz płaci podatek od całości swoich dochodów światowych oraz w którym obowiązują go wszystkie reguły podatkowe. Definicja rezydencji podatkowej jest bardzo ważna w kontekście pracy za granicą.
Ile trwa rezydencja podatkowa w Niemczech?
Zazwyczaj rezydentem podatkowym danego kraju zostaje się po spędzeniu w nim co najmniej 183 dni w roku. Tak jest również w Polsce oraz w Niemczech. Po upływie tego czasu pracownik staje się niemieckim rezydentem podatkowym i pracodawca ma obowiązek odprowadzać za niego niemiecki podatek dochodowy (niem. Einkommensteuer). Dlatego należy ściśle kontrolować i dokumentować, na ile dni delegujemy pracowników. Zasadniczo, jeśli jakikolwiek pracownik przekroczy 183 dni pobytu w Niemczech, będzie musiał odprowadzać niemiecki podatek dochodowy od wynagrodzenia (niem. Lohnsteuer, szczególny rodzaj podatku dochodowego Einkommensteuer). Dni pobytu to zarówno dni pracy, jak i dni wolne od pracy, które pracownik spędził w hotelu na terenie Niemiec. Jeśli tego samego pracownika wysyłamy do Niemiec do kilku prac, okresy pracy sumują się. Każdy pracownik ma więc swoje własne 183 dni do wykorzystania.
Inne terminy istotne dla delegowania pracowników do Niemiec
Pracownik delegowany za granicę podlega ubezpieczeniom społecznym kraju, z którego jest delegowany. Dlatego ZUS za pracownika delegowanego płacony jest w Polsce. Dopiero po 2 latach delegacji pracownika pracodawca musi włączyć go w cały system niemieckich ubezpieczeń socjalnych. Powyżej 2 lat delegacja jest określana jako długoterminowa. W przypadku takiej delegacji pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi delegowanemu wszystkie warunki zatrudnienia obowiązujące w Niemczech, za wyjątkiem przepisów dotyczących zawierania i rozwiązywania umów o pracę.
Delegacja w Niemczech, a ubezpieczenie
Do 2 lat pracownicy delegowani do Niemiec pozostają więc objęci systemem zabezpieczenia społecznego kraju, z którego pochodzą, ale należy mieć na uwadze, że obejmuje to ubezpieczenie emerytalne, chorobowe, opiekuńcze, na wypadek bezrobocia, itd. Dla podatku dochodowego wciąż obowiązuje granica 183 dni. Jeśli delegacja nie trwa dłużej niż 24 miesiące, pracodawca nie musi więc rejestrować pracowników w niemieckim systemie ubezpieczeń socjalnych. Nie oznacza to jednak, że nie trzeba nic robić przed oddelegowaniem pracowników za granicę. Polski pracodawca wysyłający pracowników do Niemiec niezależnie od tego, ile czasu ma trwać dane oddelegowanie, ma obowiązek zarejestrować ich w niemieckim urzędzie celnym (niem. Zollamt), skarbowym (niem. Finanzamt), zapewnić pensję minimalną oraz zarejestrować pracowników w niemieckim systemie urlopowym (SOKA-Bau). Jeśli pracownik będzie zamieszkiwał w jakimś miejscu ponad 3 miesiące, obowiązuje go też meldunek.
Co, jeśli przekroczone zostało 183 dni podczas delegacji?
Jeśli pracownik spędził w Niemczech więcej niż 183 dni, będzie trzeba odprowadzić za niego niemiecki podatek dochodowy za każdy dzień pracy od samego początku delegacji w okresie roku podatkowego. Jeśli z góry wiemy, że pracownik delegowany do Niemiec spędzi w tym kraju powyżej 183 dni, możemy zaniechać odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy w Polsce. Należy oczywiście poinformować instytucję polską o tym, że odprowadzamy za pracownika podatek za granicą. Polski organ będzie prawdopodobnie wymagał wtedy dowodu rezydencji podatkowej (niem. Ansässigkeitsbescheinigung), który będziemy musieli uzyskać w niemieckim urzędzie. Niemiecki podatek dochodowy od wynagrodzenia odprowadzany jest wyłącznie przez pracodawcę i obliczany jest na podstawie wynagrodzenia brutto pracownika.
Przypadkowe przekroczenie granicy 183 dni przez pracownika na delegacji zagranicznej w Niemczech
Sytuacja wygląda inaczej, gdy pracownik przypadkowo, przez nieuwagę przekroczy granicę pół roku. Wtedy niemiecki fiskus wezwie pracodawcę do odprowadzenia podatku dochodowego za pracownika od początku okresu jego pracy w Niemczech. Okaże się, że niestety będzie trzeba odprowadzić podatek za ten sam okres po raz drugi w Niemczech, a w Polsce starać się o zwrot podatku w przyszłym roku przy rozliczeniu rocznym. W praktyce polski urząd skarbowy bardzo niechętnie zwraca zaliczki na podatek i należy zachowywać wszelkie dowody odprowadzania podatku w Niemczech i delegacji pracownika do Niemiec oraz korespondencję z niemieckimi urzędami w sprawie obowiązku zapłaty.