Przeniesienie działalności za granicę do Niemiec – na co zwrócić uwagę?

Przeniesienie działalności gospodarczej do Niemiec często okazuje się opłacalne dla polskich przedsiębiorców. Dzięki zasadom działającym w krajach członkowskich Unii Europejskiej korzyści z działalności zagranicznej są dla wielu przekonujące. Proces przeniesienia spółki za granicę może wydawać się jednak dość trudny, jako że zasady działalności zagranicznej spółki różnią się w zależności od kraju – każdy kraj ma inne zasady księgowości, ramy działania, opodatkowania działalności gospodarczej, itd. Europejski obszar gospodarczy jest jednak dobrym miejscem na działalność gospodarczą dla Polaków, a wiele firm specjalizuje się w pomocy w przekształcaniu spółki.

Dlaczego warto rozważyć przeniesienie firmy za granicę?

Niemcy to jedna z największych gospodarek Europy, oferująca dostęp do szerokiego rynku unijnego. Przedsiębiorcy mogą skorzystać z przejrzystych regulacji prawnych, rozwiniętej infrastruktury oraz licznych programów wsparcia dla firm, w tym dotacji i ulg podatkowych. Dodatkowo Niemcy są atrakcyjnym miejscem dla specjalistów i inwestorów, co ułatwia rozwój firmy i nawiązywanie międzynarodowych kontaktów i często skłania do przeniesienia siedziby działalności. Jako obywatele kraju członkowskiego Unii Europejskiej, granice Unii Europejskiej wyznaczają także granice legalnej działalności zagranicznej spółki. Polacy mogą więc wykonywać działalność gospodarczą oraz dokonywać przeniesienia działalności gospodarczej legalnie w krajach UE na takich samych zasadach jak obywatele danego kraju.

Na przeniesienie siedziby firmy decydują się często fachowcy z zakresu budowlanki. Są oni cenieni i często zatrudniani na rynku niemieckim, który potrzebuje specjalistów w tej branży. Przeniesienie prowadzonej działalności często też dotyczy wykwalifikowanych pracowników sektora medycznego i opiekuńczego, jako że sektor ten jest w Niemczech lepiej opłacany. Rezydencja podatkowa przedsiębiorcy ma bezpośredni i kluczowy wpływ na zasady, według których podatnik rozlicza się i według których działalność gospodarcza prowadzona jest przez podatnika.

Warto jednak dokładnie zapoznać się z niemieckim systemem podatkowym i wymogami administracyjnymi, aby optymalnie przygotować się do relokacji działalności i możliwie bezproblemowo przenieść swoją działalność. Niemieckie stawki są wyższe, jednoosobowa działalność gospodarcza relatywnie prosta do prowadzenia. Dlatego przenoszenie firm do Niemiec jest częstym wyborem Polaków, również ze względu na granice kraju. Wiele osób może bowiem pracować w Niemczech i mieszkać w Polsce, dalej utrzymując kontakty z rodziną, a nawet utrzymując zarówno niemiecką, jak i polską działalność.

Jak przenieść firmę do Niemiec – krok po kroku

Przeniesienie firmy do Niemiec może być korzystnym krokiem, ale wymaga starannego przygotowania i dostosowania do nowych warunków prawnych i administracyjnych. Jeżeli chcemy zawiesić bądź zamknąć firmę w Polsce, aby obowiązki podatkowe w Polsce nas nie dotyczyły, będzie to pierwszym krokiem.

Następnie przeniesienie biznesu sprowadza się do decyzji wyboru rodzaju działalności. Najbliższą formą działalności gospodarczej w Polsce jest działalność gewerbe, która może być wykonywana samodzielnie, jednoosobowo jako Einzelunternehmen lub z kimś jako GbR – Gesellschaft bürgerlichen Rechts. Następnie należy daną firmę zarejestrować w niemieckim urzędzie – najpierw urzędzie do spraw działalności gospodarczej, a następnie w kolejnych urzędach w zależności od charakteru i rodzaju wykonywania działalności gospodarczej – na przykład w branży budowlanej, a także w pracy personelu sprzątającego w izbach – przemysłowo handlowej (niem. IHK) bądź rzemieślniczej (HWK). W międzyczasie uzyskuje się Steuernummer, czyli numer podatkowy działalności.

Przeniesienie siedziby działalności czasami wiąże się także ze zdobyciem szczególnych uprawnień, tzw. tytułu Meister, np. w branży budowlanej. Takie pozwolenia dotyczą m. in. murarzy, dekarzy, elektryków, mechaników, a także innych. W przypadku przeniesienia siedziby firmy w takich zawodach należy również albo zdać egzamin na tytuł majstra, albo wykazać się wystarczającym w ocenie niemieckiego urzędu doświadczeniem bądź ekwiwalentem tytułu w Polsce.

Analiza opłacalności i formalności związanych z przeniesieniem działalności

Przeniesienie działalności gospodarczej wiąże się z wieloma formalnościami i należy dokładnie przeanalizować sytuację firmy przed podjęciem decyzji o przenoszeniu firm. Z przeniesieniem spółki za granice wiąże się przede wszystkim zmiana rezydencji podatkowej spółki. Polska rezydencja podatkowa gwarantuje podatnikowi rozliczanie się według polskich zasad oraz ulg, a po przeniesieniu biznesu będzie obowiązywały podatnika zagranicznej zasady rozliczania się.

Rezydencja podatkowa w większości krajów UE znajduje się tam, gdzie podatnik spędza większość roku – czyli co najmniej 183 dni w roku. Przeniesienie siedziby firmy w środku roku najczęściej jednak będzie wiązało się z koniecznością rozliczenia się w obu krajach w danym roku podatkowym, ale uwaga – nie oznacza to podwójnego opodatkowania. Polska bowiem ma podpisanych wiele umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, które gwarantują podatnikom możliwość przeniesienia siedziby działalności przy jednoczesnym zastosowaniu metod zwolnienia podatku z zagranicy w trakcie rozliczania podatku dochodowego.

Zakładanie Gewerbe – co warto wiedzieć?

Miejsce prowadzenia działalności gospodarczej determinuje rodzaj działalności zagranicznej spółki lub działalności jednoosobowej. W Niemczech najbardziej powszechną wśród Polaków przy przenoszeniu siedziby działalności jest gewerbe – wykonywana jako jednoosobowa firma bądź dwuosobowa spółka.

Przeniesienie biznesu jako niemieckie gewerbe wiąże się przede wszystkim z podleganiem pod niemieckie prawo, m. in. prawo podatkowe. Na niemieckiej działalności firma będzie podlegała niemieckiemu podatkowi dochodowemu, a także w niektórych przypadkach podatkowi od działalności gospodarczej i podatkowi VAT. Warto znać korzyści z działalności zagranicznej w Niemczech – firma gewerbe może prowadzić tzw. małą firmę, która zwalnia przedsiębiorcę z podatku VAT, natomiast podatek od działalności gospodarczej przypada tylko od osiągnięcia konkretnych dochodów.

Zgłaszanie firmy do niemieckiego urzędu skarbowego

Aby przenieść swoją działalność, należy zgłosić firmę do urzędu skarbowego. Proces przeniesienia siedziby działalności gospodarczej do Niemiec wygląda jednak trochę inaczej, jeżeli chodzi o instytucje i przeniesienie siedziby firmy. Pierwszym urzędem, do którego zgłaszamy nową działalność jest Gewerbeamt – urząd ds. działalności gospodarczej. Ten urząd przekazuje dane do urzędu skarbowego, który wysyła niezbędne do rejestracji dokumenty, m. in. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Ten właśnie dokument to rejestracja działalności gospodarczej w niemieckim urzędzie skarbowym. Jeżeli firma zatrudnia pracowników, dodatkowo dochodzi rejestracja każdego pracownika w niemieckiej kasie emerytalnej.

Przeniesienie działalności gospodarczej do Niemiec a księgowość

Bardzo istotnym elementem transgranicznego przekształcenia spółek jest zmiana miejsca rezydencji podatkowej. Proces przeniesienia spółki to bowiem de facto zamknięcie jednej działalności i otwarcie drugiej w innym kraju, a siedziba spółki świadczy bezpośrednio o rezydencji podatkowej spółki, a ta z kolei – o księgowości i rozliczaniu podatków.

Przenoszenie firm i zmiany rezydencji podatkowej zmieniają zasady księgowości, według której muszą działać przedsiębiorstwa, ponieważ różnią się one w każdym kraju, nawet w granicach Unii Europejskiej. Polska rezydencja podatkowa daje możliwość rozliczania się z polskimi ulgami podatkowymi, tak samo niemiecka z niemieckimi. Kraj rezydencji podatkowej jest zazwyczaj tam, gdzie spędziło się co najmniej 183 dni w roku, choć od tej reguły są odstępstwa.

Prowadzenie księgowości zgodnie z niemieckimi przepisami

Płacenie podatków w przypadku przeniesienia działalności gospodarczej i w konsekwencji zmiany rezydencji podatkowej może wydawać się skomplikowane, a wiele osób obawia się podwójnego opodatkowania. Nie ma jednak powodów do obaw, ponieważ Polska oraz Niemcy mają podpisaną umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania, zgodnie z którą z grubsza podatek dochodowy odprowadza się tylko w kraju, w którym znajduje się siedziba spółki. Jeżeli więc przeniesienie spółki za granicę nastąpiło w połowie roku, nie ma powodów do obaw i należy rozliczyć się w obu krajach, ponieważ dochody z drugiego kraju zostaną zwolnione z opodatkowania w tym drugim.

Wystawianie faktur i obsługa płatności

Niemiecka faktura nieco różni się od polskiej. Przede wszystkim musi na niej znajdować się niemiecki numer podatkowy, wyjątek stanowi początek prowadzenia działalności gospodarczej, kiedy to chwilę czeka się na nadanie tego numeru, ale już można wystawiać rachunki.

Od 2025 roku w Niemczech rozpoczyna się okres przejściowy do wystawiania faktur elektronicznych, jednak dotyczy to faktur B2B, czyli faktur wystawianych dla osób prawnych, a nie prywatnych klientów będących osobami fizycznymi. Natomiast okres przejściowy do wejścia w życie pełnego obowiązku e-fakturowania jest do 2027 roku włącznie. Dopiero od 2028 prawo to będzie obowiązywało w pełni.

Przekazywanie danych zgodnie z § 87 d AO

Przy przeniesieniu siedziby działalności do Niemiec z pewnością przedsiębiorca usłyszy o instytucji doradcy podatkowego. Doradca podatkowy to zawód chroniony w Niemczech, tzn. że aby otrzymać taki tytuł należy zdać specjalny egzamin państwowy. Doradca podatkowy (niem. Steuerberater) jest niezbędny w przypadku pewnych rodzajów działalności, np. GmbH (podobna do sp. z o. o.) czy bardzo dużych działalności gewerbe. Przy mniejszych i średnich przedsiębiorstwach pomoc doradcy podatkowego nie jest konieczna, usługi doradcy podatkowego są bowiem dodatkowo płatne.

Jak więc skorzystać z pomocy w sprawie rozliczenia podatków lub zasięgnąć rady księgowych? W Niemczech funkcjonują biura rachunkowe z księgowymi, którzy nie są darodawcami podatkowymi w niemieckiej definicji tego zawodu. Działają oni w imieniu klienta i mogą rozliczać go, kontaktować się z urzędami czy pomóc w przeniesieniu spółki za granicę w ramach prawie o przekazywaniu danych zgodnie z § 87 d AO, czyli artykule niemieckiej ustawy mówiącym o prawie przekazywania danych do urzędów na zlecenie klienta. Biura rachunkowe działają więc w imieniu klienta na jego wyraźną zgodę i mogą działać na zlecenie klienta po przekazaniu niezbędnych do działania informacji.

Czy mogę przenieść firmę do Niemiec bez meldunku?

Tak, przenoszenie działalności do Niemiec nie wymaga meldunku w Niemczech. Rejestracja działalności gospodarczej w Niemczech może odbyć się także wtedy, gdy osobisty adres miejsca zamieszkania przedsiębiorcy pozostaje w Polsce lub w innym kraju UE. Owszem, siedziba spółki musi być w Niemczech, ale do tego można wynająć jedynie biuro lub jakikolwiek metraż w Niemczech, na który będzie przychodziła korespondencja, lub wykupić usługę wirtualnego biura w biurach księgowych, które za opłatę będą odbierać i przekazywać korespondencję z urzędów, czasami wliczając w to inne usługi jak porady czy wystawianie faktur.