Steuernummer to niemiecki numer podatkowy nadawany przez Finanzamt. Aby otrzymać go dla nowej działalności, składasz formularz „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung”, zasadniczo elektronicznie przez ELSTER. Numer służy do rozliczeń z urzędem i może być używany na fakturach. Różni się od osobistej Steuer-ID oraz numeru VAT UE, czyli USt-IdNr.

Co to jest Steuernummer i do czego służy?

Dzięki Steuernummer niemiecki urząd skarbowy przypisuje dokumenty i płatności do Twojej sprawy podatkowej. Numer wpisujesz na fakturach, pismach do Finanzamtu oraz przelewach podatkowych – zgodnie z informacjami otrzymanymi z urzędu.

Steuernummer otrzymują przedsiębiorcy i osoby prywatne rozliczające podatki w Niemczech. To, przy których rozliczeniach jej używasz, zależy od zakresu spraw przypisanego przez Finanzamt.

Ile cyfr ma Steuernummer?

Steuernummer ma zwykle 10 lub 11 cyfr w zapisie stosowanym przez dany land albo 13 cyfr w ujednoliconym formacie elektronicznym. W dokumentach poszczególne części numeru bywają oddzielone ukośnikami. Nie wlicza się ich do liczby cyfr.

Formularze mogą wymagać różnego sposobu zapisu, dlatego numer na piśmie z Finanzamtu nie zawsze wygląda tak samo jak jego wersja elektroniczna. Zestawienie formatów dla poszczególnych landów znajdziesz w pomocy ELSTER.

Steuernummer a Steuer-ID i USt-IdNr – czym się różnią?

Steuernummer dotyczy spraw podatkowych w Finanzamcie, Steuer-ID identyfikuje osobę fizyczną, a USt-IdNr służy do celów VAT. Przy prowadzeniu firmy możesz korzystać ze wszystkich trzech numerów.

Steuer-ID pozostaje z Tobą przez całe życie. Nie zmienia się po przeprowadzce ani zmianie nazwiska. Jeśli otrzymałeś go podczas pracy na etacie, po otwarciu firmy nadal jest Twoim osobistym identyfikatorem.

USt-IdNr to dodatkowy numer do celów VAT. Nie zastępuje Steuernummer we wszystkich rozliczeniach i kontaktach z Finanzamtem.

Jeśli prowadzisz polską firmę budowlaną i realizujesz zlecenia w Niemczech, powiązany temat znajdziesz w artykule o uzyskaniu niemieckiego USt-IdNr dla polskiej firmy.

Kto potrzebuje Steuernummer w Niemczech?

Steuernummer potrzebują osoby i podmioty, których sprawy podatkowe prowadzi niemiecki Finanzamt. Przy zakładaniu działalności dotyczy to przede wszystkim:

• Osób prowadzących Gewerbe. Działalność trzeba zgłosić do celów podatkowych.
• Osób wykonujących wolny zawód, czyli Freiberufler. Zgłoszenie do Finanzamtu jest potrzebne również wtedy, gdy nie ma obowiązku rejestracji Gewerbe. Samo określenie „freelancer” nie przesądza jednak o zaliczeniu do wolnego zawodu.
• Spółek, np. GmbH. Obowiązuje je procedura odpowiednia dla ich formy prawnej.
• Polskich firm realizujących zlecenia w Niemczech. Jeśli wykonywana działalność wymaga rejestracji podatkowej w Niemczech, firma potrzebuje Steuernummer również wtedy, gdy jej siedziba pozostaje w Polsce.

Łączysz własną działalność z etatem? Jej rozpoczęcie również wymaga zgłoszenia. Wcześniejsze rozliczenia jako pracownik nie zastępują formalności związanych z firmą.

Jak uzyskać Steuernummer? Procedura krok po kroku

Aby uzyskać Steuernummer dla rozpoczynanej działalności, przesyłasz do Finanzamtu „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung”, czyli formularz zgłoszenia do celów podatkowych. Urząd rejestruje działalność na podstawie podanych informacji i nadaje odpowiedni numer.

Ustal rodzaj działalności i właściwy Finanzamt

Wybór formularza zależy od tego, czy otwierasz jednoosobową działalność, wykonujesz wolny zawód, czy zakładasz spółkę. Zgłoszenie musi też trafić do właściwego urzędu. W przypadku firm zagranicznych mogą obowiązywać szczególne zasady ustalania, który Finanzamt zajmie się rozliczeniami.

Rejestracja Gewerbe i zgłoszenie podatkowe to dwie osobne formalności. Gewerbeamt przekazuje informacje o firmie do Finanzamtu, ale nie zwalnia Cię to ze złożenia formularza podatkowego.

Przygotuj dane do zgłoszenia podatkowego

Do wypełnienia formularza potrzebne będą:

• dane osobowe i adresowe oraz posiadane identyfikatory podatkowe;
• nazwa, adres i forma prawna działalności;
• data rozpoczęcia oraz opis usług lub sprzedawanych towarów;
• dane rachunku bankowego;
• szacowane przychody i dochód;
• informacje dotyczące rozliczania VAT;
• dane pełnomocnika, jeśli korzystasz z jego pomocy.

Przychód i dochód to różne wartości. Prognozy powinny odpowiadać planowanej skali działalności – urząd wykorzystuje je m.in. do ustalenia zaliczek na podatek dochodowy.

Wypełnij i prześlij „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung”

Formularz składa się zasadniczo elektronicznie, najczęściej przez Mein ELSTER. Po wysłaniu zachowaj potwierdzenie. Złożenie formularza na papierze jest wyjątkiem i wymaga zgody urzędu ze względu na szczególne trudności.

Na zgłoszenie rozpoczęcia działalności masz miesiąc. Termin wynika z § 138 niemieckiej ordynacji podatkowej. Biegnie od rozpoczęcia działalności, a nie od wystawienia pierwszej faktury czy otrzymania wezwania z Finanzamtu.

W formularzu możesz także zgłosić potrzebę uzyskania USt-IdNr. Oba numery nie muszą jednak przyjść jednocześnie.

Odbierz numer nadany przez Finanzamt

Finanzamt sprawdza zgłoszenie. Jeśli potrzebuje wyjaśnień lub dodatkowych dokumentów, wysyła wezwanie z terminem odpowiedzi.

W zawiadomieniu o nadaniu Steuernummer znajdziesz informację, jakich rozliczeń dotyczy numer. Zachowaj to pismo, zwłaszcza gdy masz już Steuernummer z wcześniejszych rozliczeń — pozwoli Ci ustalić, którego numeru używać w sprawach działalności.

Ile trwa nadanie Steuernummer i co zrobić, gdy numer nie przychodzi?

Z doświadczenia Profimi wynika, że na nadanie Steuernummer czeka się od około 3 tygodni do nawet 3–4 miesięcy. Czas ten zależy od właściwego Finanzamtu oraz kompletności zgłoszenia.

Jeżeli odpowiedź nie przychodzi, zacznij od potwierdzenia wysłania formularza i sprawdzenia korespondencji. Urząd mógł poprosić o uzupełnienie danych. Przy kontakcie z Finanzamtem przydadzą się data zgłoszenia oraz dane działalności. Lepiej wyjaśnić status sprawy, zanim ponownie wyślesz ten sam formularz.

Profimi pomaga w rejestracji i prowadzeniu Gewerbe w Niemczech, w tym w formalnościach związanych ze zgłoszeniem działalności.

Gdzie znaleźć Steuernummer?

Steuernummer znajdziesz w piśmie o nadaniu numeru lub na decyzji podatkowej, czyli Steuerbescheid. Szukaj oznaczenia „Steuernummer”, „St.-Nr.” albo „StNr.”. Zwykle pojawia się w nagłówku, choć jego położenie zależy od dokumentu.

Numer może być też zapisany w:

• innych pismach z Finanzamtu dotyczących Twoich rozliczeń;
• kopiach wcześniej złożonych deklaracji;
• dokumentach i formularzach zapisanych w Mein ELSTER.

Na zaświadczeniu od pracodawcy, czyli Lohnsteuerbescheinigung, znajdziesz natomiast osobistą Steuer-ID. Nie traktuj tego dokumentu jako pewnego źródła swojej Steuernummer.

Jak odzyskać numer, jeśli nie masz dokumentów?

O ponowne przekazanie Steuernummer poproś Finanzamt prowadzący Twoją sprawę. Urząd będzie potrzebował danych pozwalających potwierdzić tożsamość i ustalić, której działalności dotyczy zapytanie.

Zgubione pismo nie oznacza, że numer przestał obowiązywać. Nie trzeba ponownie rejestrować firmy ani składać nowego zgłoszenia podatkowego.

Jaki numer podać na fakturze – Steuernummer czy USt-IdNr?

Na standardowej fakturze krajowej możesz podać Steuernummer albo USt-IdNr. Osobista Steuer-ID nie zastępuje tych numerów w polu identyfikującym wystawcę. Zasady określa § 14 ust. 4 UStG.

Przy sprzedaży przedsiębiorcom z innych państw UE wymagania zależą od rodzaju transakcji. Na przykład wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów i określone usługi rozliczane przez nabywcę wymagają podania na fakturze numerów VAT UE obu stron. Sam zagraniczny adres klienta nie wystarcza, żeby ustalić sposób opodatkowania.

Czy można wystawić fakturę bez Steuernummer?

Tak, jeśli zamiast niej podasz posiadaną USt-IdNr. Gdy nie otrzymałeś jeszcze żadnego z tych numerów, dopisek „numer w trakcie nadawania” nie zastąpi wymaganego identyfikatora.

Dla faktur do 250 euro brutto przewidziano uproszczenie: numer podatkowy nie jest konieczny, jeśli dokument spełnia warunki dla faktur na niewielkie kwoty. Nie dotyczy to jednak wszystkich transakcji. Wyłączone są m.in. wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów i transakcje objęte § 13b UStG.

Steuernummer sama w sobie nie przesądza też o doliczaniu VAT. Przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia jako Kleinunternehmer wystawiają faktury według odrębnych zasad, z informacją o zwolnieniu.

Przygotowując dokumenty sprzedaży, uwzględnij również zasady dotyczące e-faktur w Niemczech w transakcjach B2B.

Czy Steuernummer może się zmienić?

Steuernummer może się zmienić, np. gdy po przeprowadzce lub przeniesieniu działalności Twoje sprawy przejmuje inny Finanzamt. Sama zmiana adresu nie oznacza jednak automatycznie nowego numeru.

Po otrzymaniu nowej Steuernummer zaktualizuj dane w dokumentacji zgodnie z zakresem podanym przez urząd. Jeśli używasz jej na fakturach, zmień ją również w programie do fakturowania. Przy pismach dotyczących wcześniejszych okresów kieruj się numerem wskazanym przez Finanzamt w danej sprawie.

Czy można mieć kilka numerów Steuernummer?

Tak. Jeden podatnik może mieć kilka numerów przypisanych do różnych spraw, np. rozliczenia podatku dochodowego i określonych rozliczeń działalności. Nie oznacza to, że każdy przedsiębiorca otrzymuje osobny numer „prywatny” i „firmowy”.

O tym, którego numeru użyć w deklaracji lub przelewie, informują dokumenty z Finanzamtu. Pomyłka może utrudnić urzędowi przypisanie pisma albo wpłaty do właściwej sprawy.

Czy W-IdNr zastępuje Steuernummer?

Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr), wprowadzana stopniowo od 2024 r., jest dodatkowym identyfikatorem podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. Dotychczasowe numery nadal funkcjonują. Otrzymanie W-IdNr nie oznacza więc, że należy usunąć Steuernummer, Steuer-ID czy USt-IdNr z dokumentacji.

Steuernummer – najczęstsze pytania

Czy do pierwszego prywatnego rozliczenia podatku muszę wcześniej uzyskać Steuernummer?

Zwykle nie. Pierwszą deklarację podatku dochodowego możesz złożyć bez Steuernummer, zaznaczając w formularzu, że potrzebujesz nadania numeru. Finanzamt przydzieli go podczas obsługi rozliczenia.

Czy Kleinunternehmer również musi dokonać zgłoszenia podatkowego?

Tak. Zwolnienie z VAT dla Kleinunternehmer (drobny przedsiębiorca w Niemczech) nie zwalnia ze zgłoszenia rozpoczęcia działalności do Finanzamtu. Informacje o tym sposobie rozliczenia podajesz w formularzu „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung”.

Czy Steuernummer można sprawdzić w VIES?

Nie. System VIES pozwala sprawdzać ważność numerów VAT UE, czyli w przypadku Niemiec USt-IdNr. Nie wyszukasz w nim Steuernummer.

Źródła

• ELSTER — formaty Steuernummer.
• ELSTER — instrukcja formularza zgłoszeniowego dla jednoosobowej działalności.
• § 138 AO — zgłoszenie rozpoczęcia działalności i termin przekazania informacji.
• Administracja NRW — „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung”.
• Bawarski Krajowy Urząd Podatkowy — pytania i odpowiedzi o Steuernummer i Steuer-ID.
• BZSt — materiały dotyczące USt-IdNr.
• § 14 UStG — wymagane dane na fakturze.
• § 14a UStG — dodatkowe wymagania dotyczące określonych transakcji.
• § 33 UStDV — faktury na niewielkie kwoty.
• § 34a UStDV — faktury wystawiane przez Kleinunternehmer.
• Federalne Ministerstwo Finansów — informacje o W-IdNr.
• Komisja Europejska — sprawdzanie numerów VAT w VIES.

Formularz kontaktowy