Zaświadczenie UE/EOG w Niemczech – jak wypełnić druk i wniosek?
Zaświadczenie UE/EOG (Bescheinigung EU/EWR) to najważniejszy dokument dla każdego Polaka pracującego lub prowadzącego działalność w Niemczech. Jest on niezbędny do uniknięcia podwójnego opodatkowania oraz uzyskania przysługujących Ci ulg podatkowych, takich jak kwota wolna od podatku czy wspólne rozliczenie z małżonkiem.
Pamiętaj, że urząd skarbowy nie wyda go automatycznie – o dokument musisz wystąpić samodzielnie. W tym przewodniku wyjaśniamy krok po kroku, jak poprawnie wypełnić wniosek, jakie dokumenty przygotować oraz na co uważać, aby uniknąć odmowy ze strony polskiego Urzędu Skarbowego. Dowiedz się, jak skutecznie załatwić tę formalność, aby bez przeszkód rozliczyć się w niemieckim Finanzamcie.
Jak wypełnić wniosek UE/EOG krok po kroku?
Jeżeli chcesz wypełnić wniosek pisemnie na papierze, należy pobrać druk o nazwie „zaświadczenie UE/EOG” ze strony właściwego urzędu skarbowego lub dowolnej innej strony. Druk ten jest uniwersalny. Natomiast elektroniczny wniosek o zaświadczenie jest wypełniany nieco inaczej. Dowiedz się, jak poprawnie rozpocząć i przeprowadzić proces wypełniania zaświadczenia.
Metoda 1: Składanie wniosku UE/EOG online przez e-Urząd Skarbowy / Profil Zaufany
Na stronie głównej e-Urzędu Skarbowego, należy wybrać „złóż dokument” bądź w menu bocznym wybrać „Dokumenty” –> „złóż dokument”. Następnie przechodzi się do części „pismo ogólne”. Wypełniamy je następująco:
- rodzaj pisma – „wniosek”
- temat pisma – „o wydanie zaświadczenia”
- treść pisma – „proszę o wydanie zaświadczenie UE/EOG o dochodach uzyskanych w Polsce w roku xxxx dla zagranicznego organu podatkowego”
- pismo dotyczy sprawy, którą już zajmuje się urząd – nie,
- sposób doręczenia korespondencji – elektronicznie (wtedy zaświadczenie otrzymasz w formie elektronicznej na platformie e-Urząd)
Wniosek o wydanie zaświadczenia należy w tym kroku dołączyć jako załącznik.
Ważny detal:Aby pismo było kompletne, należy pobrać oficjalny formularz Wniosku o wydanie zaświadczenia do zagranicznego organu podatkowego dotyczącego podatku dochodowego, wypełnić go (można elektronicznie lub odręcznie i zeskanować) i dodać jako załącznik do pisma ogólnego.
Wypełnienie formularza jest intuicyjne. Warto wiedzieć, że wybór tej drogi to duża oszczędność – złożenie wniosku przez e-Urząd Skarbowy jest całkowicie bezpłatne, podczas gdy wizyta osobista w urzędzie wiąże się z koniecznością wniesienia opłaty skarbowej w wysokości 17 zł.
Metoda 2: Składanie wniosku UE/EOG osobiście w polskim urzędzie skarbowym
Jeżeli potrzebujesz zaświadczenia UE/EOG, możesz także złożyć je osobiście we właściwym po względem adresu urzędzie skarbowym. W tym celu należy pobrać zaświadczenie UE/EOG z dowolnej strony internetowej oraz wypełnić jedynie pierwszą część zaświadczenia z danymi osobowymi. Następnie w polu „podpis” należy złożyć podpis wraz z datą oraz tak uzupełniony wniosek zanieść na umówioną w urzędzie skarbowym wizytę. Pole o wymaganych informacjach o dochodach wypełnia urzędnik (wypełnienie wierszy 11-17). Należy pamiętać, że na umówioną wizytę należy przynieść potwierdzenie dokonania wpłaty 17 zł opłaty skarbowej. Z wypełnionym formularzem zaświadczenia oraz potwierdzeniem wniesienia opłaty skarbowej można udać się na wizytę do urzędu.
Zaświadczenie UE/EOG – Wzór jak wypełnić pola?
Poniżej przedstawiamy szczegółowo pola, które należy wypełnić we wniosku składanym osobiście w urzędzie.
Zaznaczone na czerwono pola wypełniamy samodzielnie (wypełnienie wierszy 2-8) – w przypadku singli nie ma znaczenia, po której stronie, natomiast w przypadku małżeństwa – dane męża po lewej stronie, a dane żony po prawej. W linijce 8 mamy do wyboru 4 opcje dotyczące stanu cywilnego – pozostawimy tę linijkę wolną, jeżeli jest się stanu wolnego. Dane małżonki, jeżeli dotyczy, wpisujemy odpowiednio po prawej stronie.
Uwaga – Nie wpisuj tu nic: Pola w tabeli dotyczące osiągniętych dochodów (wiersze 8–12) wypełnia wyłącznie urzędnik polskiego Urzędu Skarbowego. To często błąd podatników! Jeśli samodzielnie wypełnisz te pola, urząd może odrzucić wniosek i odmówić podbicia dokumentu. Urzędnik musi wyliczyć te kwoty samodzielnie, bazując na Twoim zweryfikowanym i złożonym zeznaniu PIT.
Ostatnim polem do uzupełnienia jest pole z podpisem. W przypadku małżonków konieczne są podpisy obu stron:
Kto musi złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia UE/EOG do Niemiec?
Potrzebujesz zaświadczenia UE/EOG wtedy, gdy:
- pracujesz w Niemczech na umowę o pracę i rozliczasz tam podatek dochodowy oraz mieszkasz i/lub zarabiasz w Polsce,
- prowadzisz działalność gospodarczą w Niemczech (gewerbe) oraz mieszkasz i/lub zarabiasz w Polsce,
- ubiegasz się o określone świadczenia w Niemczech, gdzie wymagane jest potwierdzenie dochodów globalnych,
- jesteś pracownikiem transgranicznym,
- osiągnąłeś/-aś dochody w Polsce i w Niemczech,
- chcesz być traktowany jako podatnik z nieograniczonym obowiązkiem podatkowym, a więc np. gdy chcesz skorzystać z ulgi za prowadzenie podwójnego gospodarstwa podatkowego.
Wniosek o wydanie zaświadczenia kraje UE/EOG jest w praktyce wymagany zawsze wtedy, gdy podatnik ma lub w zeszłym roku podatkowym miał adres w Polsce lub małżonek lub małżonka posiada takowy.
Potrzebujesz profesjonalnego wsparcia w formalnościach związanych z Gewerbe?
Kiedy i gdzie złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia UE/EOG? (Procedura w Polsce)
Wniosek o zaświadczenie EWR składa się po rozliczeniu PIT-u w Polsce. Wtedy bowiem polski urząd dysponuje danymi podatkowymi, które może wpisać w zaświadczenie. Dlatego może się tak zdarzyć, że otrzyma się odmowę wydania zaświadczenia ze względu na brak rozliczenia PIT w Polsce. Należy wtedy złożyć PIT do urzędu skarbowego i ponownie wypełnić wniosek o wydanie zaświadczenia.
Termin na oddanie rozliczenia w Polsce jest do 30 kwietnia, natomiast w Niemczech – do 31 lipca. Dlatego nawet jeżeli złożymy rozliczenie w Polsce w ostatniej chwili, wciąż jest dużo czasu na to, aby rozpocząć proces wypełniania zaświadczenia oraz otrzymania go.
Jeżeli więc składasz wniosek o wydanie UE/EOG, musisz mieć odpowiednie dokumenty potrzebne do wypełnienia. Są to rozliczony PIT oraz dowód wniesienia opłaty skarbowej (w przypadku składania bezpośrednio w urzędzie). PIT-u nie trzeba zanosić do urzędu – organ ma już te dane. Ważne jednak, żeby PIT był rozliczony. Trzeba więc jedynie zanieść potwierdzenie wniesienia opłaty skarbowej. Wypełnienie druku zaświadczenia UE/EOG jest konieczne tylko w przypadku wnioskowania osobiście w urzędzie. Jeżeli wysyłasz elektroniczny wniosek o zaświadczenie, formularz wygląda inaczej i należy wypełnić go całego.
Co to jest zaświadczenie UE/EOG i dlaczego jest kluczowe dla Polaków w Niemczech?
Zaświadczenie UE/EOG (niem. Bescheinigung EU/EWR) to oficjalny dokument potwierdzający dochód uzyskany w Polsce, wydawany przez polski urząd skarbowy na potrzeby zagranicznych organów. Dlatego często w urzędzie skarbowym znajdziemy informację o „zaświadczeniu do zagranicznego organu podatkowego dotyczącego podatku dochodowego” zamiast „zaświadczeniu UE/EOG„.
Wzór zaświadczenia UE/EOG a wersje językowe
Jako że zaświadczenie to oficjalny dokument do przedłożenia organom państw Unii Europejskiej, jest to dokument wielojęzyczny. Istnieją wersje polskie, niemieckie, angielskie, polsko-niemieckie, polsko-holenderskie, niemiecko-chorwackie i wiele innych. Niemiecki urząd skarbowy Finanzamt dopuszcza zasadniczo każdą wersję, ale najbezpieczniej jest użyć wersji polsko-niemieckiej, niemiecko-angielskiej bądź niemiecko-polskiej, lub tylko niemieckiej. Potwierdzenie dochodów z Polski oraz dane osobowe są zawsze w tym samym wierszu, więc organ podatkowy będzie wiedział, jakie informacje są kluczowe. najlepiej jednak uzyskać zaświadczenie w formie polsko-niemieckiej o tytule „Bescheinigung EU/EWR – Zaświadczenie / kraje UE/EOG”. Na dole dokumentu będzie widniało natomiast: „Bescheinigung EU/EWR – deutsch/polnisch 1. Ausfertigung für das deutsche Finanzamt Zaświadczenie UE/EOG – niemiecko/polskie 1. Egzemplarz dla niemieckiego urzędu skarbowego”. Jest to wersja językowa, która zostanie z pewnością zaakceptowana przez zarówno urząd polski, jak i niemiecki.
Dlaczego niemiecki Finanzamt wymaga zaświadczenia UE/EOG od Polaków?
Po wypełnieniu zaświadczenia czas na uzyskanie go i otrzymanie dokumentu z wymaganymi informacjami o dochodach. Jaki jest jednak cel wymagania takiego dokumentu przez niemieckie urzędy?
Zaświadczenie UE/EOG Niemcy daje organom istotne informacje podatkowe. Dzięki niemu zgodnie z umową o unikaniu podwójnego opodatkowania urząd zwalnia polskie dochody z opodatkowania w Niemczech. Dochody są jednak istotne, jako że wpływają na wysokość dochodów uzyskanych na całym świecie, według których oblicza się stopę podatkową do opodatkowania dochodów niemieckich.
Również w przypadku ubiegania się o nieograniczony obowiązek podatkowy niemiecki urząd musi mieć oficjalnie potwierdzenie dochodów z Polski. Jeżeli w niemieckim zeznaniu podatkowym potrzebujesz rozliczyć dochody na takiej samej zasadzie jak obywatele Niemiec, możesz to zrobić, pod warunkiem że udowodnisz, że masz nieograniczony obowiązek podatkowy w Niemczech. Wtedy przysługują ci wszystkie odliczenia i ulgi podatkowe, w tym kwota wolna od podatku i wiele innych ulg zwiększających zwrot podatku. Potrzebne są do tego najczęściej zaświadczenie EOG Niemcy oraz oficjalne zameldowanie na terenie Niemiec. Czasami można wnioskować o to również na podstawie tego, że jedynym lub głównym źródłem dochodu dla rodziny są Niemcy. W każdym przypadku potrzebne będzie zaświadczenie EWR z Polski.
Najczęstsze powody odmowy wydania zaświadczenia
Mimo że procedura wydania zaświadczenia jest teoretycznie prosta, w praktyce podatnicy często spotykają się z odmową. Oto najczęstsze przyczyny, których warto unikać:
- Brak rozliczenia PIT w Polsce: Urząd skarbowy nie wyda zaświadczenia, jeśli w systemie nie widnieje złożone przez Ciebie zeznanie podatkowe (np. PIT-36 z załącznikiem ZG) za dany rok. Przed wizytą lub wysyłką wniosku upewnij się, że Twój PIT został poprawnie złożony i przetworzony.
- Wymeldowanie z Polski: Jeśli wymeldowałeś się z Polski na stałe i nie posiadasz już w kraju tzw. „centrum interesów życiowych”, urząd skarbowy może stwierdzić brak swojej właściwości miejscowej. W takim przypadku uzyskanie zaświadczenia może być utrudnione lub niemożliwe.
- Wniosek do niewłaściwego urzędu: Zaświadczenie należy składać do urzędu skarbowego właściwego dla Twojego miejsca zamieszkania w Polsce w roku podatkowym, którego dotyczy rozliczenie. Jeśli przeprowadziłeś się w międzyczasie, sprawdź, czy Twoje akta znajdują się jeszcze w starym urzędzie, czy zostały już przekazane do nowego.
Masz pytania dotyczące obsługi Twojej działalności w Niemczech?
Zaświadczenie UE/EOG – dodatkowe informacje
Formularz zaświadczenia jest wypełniany zarówno przez podatnika, jak i urzędnika skarbowego, dlatego to, jak poprawnie wypełnić zaświadczenie EWR krok po kroku jest tak istotne. Jest jednak wiele innych informacji, które mogą okazać się ważne w przypadku wymaganych informacjach o dochodach z Polski.
Jak długo ważne jest zaświadczenie UE/EOG?
Zaświadczenie UE/EOG dotyczy dochodów uzyskanych za dany rok w Polsce. Jest ono ważne zawsze, natomiast dotyczy dochodów z jednego roku podatkowego.
Czy potrzebuję tłumaczenia przysięgłego zaświadczenia UE/EOG dla niemieckiego urzędu?
Nie, Finanzamt nie wymaga tłumaczenia przysięgłego czy zwykłego. Druk ten jest w wielu wersjach językowych i najlepiej wybrać wersję niemiecko-polską, nie ma potrzeby tłumaczenia dokumentu.
Zaświadczenie UE/EOG a dochody zerowe w Polsce – czy jest potrzebne?
Niemiecki urząd wymaga druku EWR także wtedy, gdy dochody w Polsce są zerowe. Jest to bowiem oficjalne potwierdzenie dochodów uzyskanych w Polsce. Jeżeli są one zerowe, jest to również bardzo ważna informacja dla niemieckiego urzędu skarbowego. Jeżeli w Polsce nie masz obecnie żadnego miejsca zameldowania, a więc oficjalnie wymeldowałeś się z Polski, urząd skarbowy może odmówić wydania zaświadczenia dotyczącego uzyskania dochodów w Polsce z powodu braku miejsca zamieszkania.
Czy ktoś może złożyć wniosek i uzyskać zaświadczenie za mnie?
Tak, możliwe jest upoważnienie innej osoby do złożenia wniosku i odebrania zaświadczenia w Twoim imieniu. Dostępne są dwie główne formy pełnomocnictwa:
Pełnomocnictwo szczególne (PPS-1): Jeśli składasz wniosek tradycyjnie, podczas wizyty osobistej w urzędzie, możesz złożyć pełnomocnictwo szczególne. Pamiętaj jednak, że wiąże się to z koniecznością wniesienia dodatkowej opłaty skarbowej w wysokości 17 zł (chyba że pełnomocnikiem jest najbliższa rodzina – małżonek, wstępny, zstępny lub rodzeństwo, wtedy jest ono bezpłatne).
Pełnomocnictwo ogólne (PPO-1): Jest to rozwiązanie najwygodniejsze i całkowicie bezpłatne. Możesz je ustanowić samodzielnie przez e-Urząd Skarbowy (e-us.gov.pl) przed wysłaniem wniosku. Dzięki temu pełnomocnik może reprezentować Cię w sprawach podatkowych bez ponoszenia dodatkowych kosztów.
Logistyka i bezpieczeństwo: jak dostarczyć dokument do Niemiec?
Po otrzymaniu oryginału zaświadczenia z polskiego urzędu, musisz przekazać go do niemieckiego Finanzamt. Pamiętaj o kilku zasadach, które zwiększą Twoje bezpieczeństwo:
- Zrób skan: Zanim wyślesz zaświadczenie, wykonaj jego bardzo wyraźny skan lub zdjęcie. Choć niemiecki urząd skarbowy wymaga oryginału i rzadko akceptuje same kserokopie, posiadanie kopii cyfrowej jest niezbędne na wypadek zagubienia dokumentu w trakcie przesyłki.
- Wybierz bezpieczną wysyłkę: Nigdy nie wysyłaj oryginału zaświadczenia zwykłym listem. Zalecaną formą jest wysyłka listem poleconym, najlepiej za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, co pozwoli Ci śledzić przesyłkę i mieć pewność, że dokument dotarł do adresata.
