Na mocy rozporządzenia unijnego UE 2024/886 od 9 października 2025 roku banki będą obowiązkowo weryfikować zgodność nazwy odbiorcy przelewu i właściciela numeru IBAN. Każda niezgodność spowoduje automatyczne odrzucenie przelewu przez Finanzamt, co będzie miało bezpośredni wpływ na przedsiębiorców w Niemczech. Jeśli urząd będzie regularnie odrzucał przelewy na firmę z powodu nieprawidłowości w nazwie odbiorcy przelewu, firma ryzykuje opóźnieniami, a nawet utratą płynności finansowej.

Co to jest weryfikacja odbiorcy (Verification of Payee) i dlaczego jest kluczowa dla Twojej firmy?

Od 9 października bieżącego roku każdy przelew SEPA będzie wiązał się z weryfikacją odbiorcy przelewu. Kiedy jeden podmiot będzie chciał wykonać przelew i wpisze nazwę odbiorcy tego przelewu, bank nadawcy będzie miał obowiązek sprawdzenia, czy w banku odbiorcy nazwa przyporządkowana do danego numeru IBAN jest taka sama. Ma to na celu zwiększenie bezpieczeństwa przelewów i ochronę przed oszustwami. Będzie miał jednak konsekwencje dla wszystkich – dla firm, instytucji, a także osób prywatnych. Wszyscy muszą dostosować się do nowej regulacji, bowiem dotyczy ona zarówno płatności wysyłanych (do kontrahentów, Finanzamtu, biur rachunkowych), jak i przychodzących od klientów.

Bank nadawcy przelewu przy każdym zleceniu skontaktuje się błyskawicznie z bankiem konta odbiorcy przelewu. Bank odbiorcy wyśle w ciągu kilku sekund odpowiedź, która ukaże jeden z 3 rodzajów powiadomień – zgodność, bliska zgodność oraz niezgodność. Zgodność odbiorcy z osobą przypisaną do danego konta IBAN oznacza, że bank wysłał odpowiedź, która zgadza się w 100% z danymi wpisanymi przez nadawcę przelewu. Bliska zgodność sugeruje, że istnieje niewielka różnica – np. literówka lub brak znaków diakrytycznych, np. polskich znaków. Natomiast niezgodność oznacza, że bank stwierdził, że to nie ta osoba. Ten scenariusz zakłada, że przelew nie zostanie wykonany przez instytucje państwowe. Nie będą one bowiem ryzykować wysłaniem pieniędzy do niewłaściwej osoby. 

Płynność finansowa Twojej firmy zagrożona. Dwa scenariusze, których musisz uniknąć.

W nowej regulacji można doszukiwać się skutków zarówno pozytywnych, jak i negatywnych. Zaletą tego rozwiązania jest dużo mniejsze ryzyko wysłania przelewu na niepoprawne konto. Czasami jedna cyfra w numerze IBAN mogła w konsekwencji sprawić, że przelew trafi nie do tej osoby. Teraz jednak wyświetli się komunikat o niezgodności i będzie można zweryfikować, czy dobrze wpisało się numer bądź nazwę odbiorcy. 

Jednakże zmiana ta wiąże się też z potencjalnym niebezpieczeństwem, zwłaszcza dla biznesów. Firmy z bardziej skomplikowaną nazwą będą musiały uczulać klientów, jednakże nie ma sposobu na to, aby uczulić instytucje. Przyjrzyjmy się zatem dwóm głównym sytuacjom, w których konsekwencje dla firm lub osób prywatnych mogą być nieprzyjemne.

Scenariusz #1: Odrzucone płatności wychodzące – opóźnienia w dostawach i kary umowne.

Jeśli firma ma zlecić przelew do dostawcy, zleceniobiorcy, kontrahenta, któremu należy zapłacić z góry, nowa regulacja weryfikacji odbiorcy przelewu może bardzo dużo zmienić. Jeżeli firma nie będzie posiadała dokładnych – takich jak wprowadzone w banku – danych odbiorcy, to przelew może nie zostać wykonany. W konsekwencji kontrahent nie wykona usługi, do której jest zakontraktowany – nie dostarczy towaru, nie wykona jakiejś czynności. To z kolei może zatrzymać produkcję, wydłużyć czas pracy, a nawet spowodować naliczenie odsetek za zwłokę. 

Jeżeli bowiem firma X ma dokonać np. przedpłaty, na podstawie której podwykonawca o nazwie MARBUD Marek Kowalski ma rozpocząć prace budowlane na dużym projekcie, błąd w nazwie, np. wpisanie samego MARBUD bądź innego imienia, spowoduje opóźnienie rozpoczęcia budowy. Projekt może nie zakończyć się w terminie bądź może to powodować dalsze opóźnienia i kary, jeśli np. jest już zakontraktowany szereg specjalistów do dalszych działań, którzy w następnej kolejności mieli zająć się przykładowo optymalizacją IT programu do jakiejś maszyny, procesu produkcji, itp. Może to także skończyć się karami umownymi, jako że większość przedsiębiorców ustala konkretny termin płatności za usługę. Niedotrzymanie go, także z powodu problemów związanych z weryfikacją odbiorcy (VoP), może skutkować karami, w zależności od umowy.

Scenariusz #2: Zablokowane wpłaty od klientów – brak środków na koncie firmowym.

Jeżeli nazwa Twojej firmy ma kilka członów, warto uwrażliwić klientów. Przykładowo firma “Jan Kowalski Fliesentechnik” może posługiwać się kontem zarejestrowanym na Jana Kowalskiego, bez dodatku „Fliesentechnik”. Jeżeli klient wpisze pełną nazwę przedsiębiorstwa, przelew zostanie zablokowany, a zanim sprawa się wyjaśni, płynność finansowa firmy może być już zagrożona. Sytuacja może być odwrotna – klienci mogą znać firmę jako Jan Kowalski, jednak konto zarejestrowane jest na oficjalna nazwę firmy „Jan Kowalski Fliesentechnik”. Wynik jest ten sam – bank może wyświetlić komunikat o niezgodności, przelew nie zostanie zrealizowany, a my pozostaniemy bez pieniędzy za usługę do czasu wyjaśnienia sytuacji.

Jak zabezpieczyć firmę przed blokadą przelewów? Checklista gotowa do wdrożenia.

Jak zabezpieczyć swoje płatności i uniknąć problemów z VoP – praktyczne kroki:

1. Audyt danych firmowych w banku
   Dokładnie sprawdź, czy nazwa Twojej firmy w systemie bankowym jest zgodna z oficjalnym wpisem w Gewerbeanmeldung lub innym formularzu urzędowym. Zwróć uwagę na każdy znak, spacje, znaki diakrytyczne oraz wersję skrótów typu „GmbH” czy „Sp. z o.o.”. 
2. Aktualizacja szablonów faktur
   Zaktualizuj wszystkie szablony faktur i dokumentów finansowych, aby precyzyjnie podawały pełną nazwę odbiorcy płatności. Upewnij się, że dane odbiorcy są zgodne z tym, co znajduje się w oficjalnych dokumentach firmowych, aby uniknąć blokad przelewów. 
3. Proaktywna komunikacja ze stałymi klientami
   Regularnie informuj swoich odbiorców o wprowadzanych zmianach w danych firmowych lub w sposobie dokonywania płatności. Warto ustalić jasne procedury kontaktu, aby w razie literówek lub problemów płatność mogła być szybko skorygowana. 
4. Weryfikacja danych kontrahentów przed realizacją płatności
   Zanim zlecisz przelew, sprawdź poprawność danych kontrahenta – zarówno nazwy firmy, jak i numeru konta bankowego. W razie wątpliwości skontaktuj się z odbiorcą, aby potwierdzić dane i uniknąć opóźnień w realizacji płatności – lepiej zrobić to, zanim potwierdzimy niezgodny przelew, niż zaryzykować wysłaniem przelewu na nieprawidłowe dane, co może spowodować komplikacje.

Nazwa handlowa a nazwa prawna firmy – kluczowa różnica przy weryfikacji przelewów.

Dla Gewerby kwestia precyzyjnego podawania nazwy firmy w danych do przelewu jest szczególnie istotna. Wielu przedsiębiorców korzysta z tzw. nazwy marketingowej, która jest atrakcyjna dla klientów i łatwa do zapamiętania – na przykład „Perfekt Bau”. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej pełna nazwa zwykle zawiera imię i nazwisko właściciela oraz ewentualnie nazwę firmy, np.: „Adam Nowak Perfekt Bau”. To właśnie ta pełna, zarejestrowana nazwa musi być używana w danych do przelewu, jeżeli konto jest na nią zarejestrowane. Systemy bankowe według nowych przepisów dotyczących weryfikacji odbiorcy przelewu (VoP) traktują każdą literówkę lub brak elementu nazwy jako błąd – nawet jeśli marketingowa nazwa wygląda prawidłowo. 

W efekcie, jeśli w przelewie wpiszemy tylko „Perfekt Bau”, płatność może zostać zablokowana lub odrzucona, co prowadzi do opóźnień w realizacji usług, przesunięć w dostawach lub problemów w kontaktach z kontrahentami. Dlatego dla bezpieczeństwa finansowego i płynności biznesu zawsze należy stosować pełną, prawnie zarejestrowaną nazwę firmy w danych do przelewów, faktur i dokumentach księgowych. Dzięki temu ryzyko blokad płatności i nieporozumień zostaje znacząco zredukowane, a Twoja Niemiecka firma może działać sprawnie i bez zbędnych komplikacji. Duża część Gewerb ma jednak zarejestrowaną działalność na imię i nazwisko, tak samo jak konto bankowe, co znacznie ułatwi teraz procesy płatności i księgowe.

 Nie pozwól, by nowe przepisy zatrzymały Twój biznes. Zabezpiecz płatności z Profimi.

W obliczu nowych regulacji precyzja w danych finansowych staje się kluczowa dla stabilności Twojego biznesu w Niemczech. Właśnie dlatego warto współpracować z partnerem, który nie tylko rozumie zasady weryfikacji odbiorcy przelewu (VoP), ale też aktywnie wspiera Cię w dostosowaniu księgowości, procesów fakturowania i rozliczeń. Zespół Profimi to eksperci, na których możesz liczyć – dbamy o to, by Twoje finanse były zawsze w pełni zgodne z obowiązującymi przepisami, a płynność i ciągłość biznesu nigdy nie były zagrożone. Nie czekaj na pojawienie się problemów – skontaktuj się z Profimi już dziś i zyskaj pewność, że Twoje procesy finansowe są w najlepszych rękach.

Napisz, a zadzwonimy do Ciebie!