Jak ubezpieczyć pracownika w Niemczech? Poradnik pracodawcy

Temat delegacji pracownika do Niemiec zawarty jest w ustawie Arbeitnehmer-Entsendegesetz. Ustawa ta wprowadza w życie dyrektywy unijne. Prawa delegacji do Niemiec opierają się na zapewnieniu pracownikom odpowiednich warunków pracy, nie gorszych niż innym pracownikom w danym regionie, na określony czas zatrudnienia w Niemczech. Temat ubezpieczenia pracy w Niemczech jest kluczowy z punktu widzenia tych praw. Koordynacja ubezpieczenia pracy w formie transgranicznej między Polską a Niemcami jest z kolei istotna z punktu widzenia biznesowego, jako że gospodarka polsko-niemiecka silnie zależy od współpracy obu tych państw. Z kolei zasady wewnątrzkrajowe w Niemczech dotyczące ubezpieczeń przysługujących pracownikom są zupełnie inne. Sprawdź, jak wygląda niemiecki system ubezpieczeń dla pracowników.

Dlaczego ubezpieczenie pracownika w Niemczech jest obowiązkowe?

Prawa unijne zapewniają pracownikowi, że nie może być traktowany gorzej niż pracownik na podobnym stanowisku w Niemczech. System opieki zdrowotnej, opłacanie składek, ubezpieczenie emerytalne, i wiele innych to przywileje oraz obowiązki, które obejmują podatników w Niemczech. W zależności jednak od branży i rodzaju zatrudnienia pracodawca może być zobowiązany do różnego ubezpieczenia pracy.

Dodatkowo Niemcy uważane są za państwo socjalne i podtrzymując ten tytuł, polegają na tzw. 5 filarach ubezpieczeniowych, które zapewniają obywatelom i pracownikom niemieckim bezpieczeństwo i stabilność. Są to ubezpieczenie zdrowotne, ubezpieczenie pielęgnacyjne, ubezpieczenie emerytalne, ubezpieczenie wypadkowe oraz ubezpieczenie na wypadek bezrobocia. Taki system ubezpieczeń zapewnia pracownikom dobrostan na tyle, aby móc rozwijać się i ochronić siebie bądź rodzinę w przypadku nieszczęść losowych takich jak choroba czy konieczności korzystania z zasiłków takich jak zasiłek chorobowy czy zasiłek pielęgnacyjny.

Obowiązki pracodawcy wobec pracownika w Niemczech

Jako pracodawca na terenie Niemiec należy zapewnić pracownikowi pełne ubezpieczenie społeczne, o którym więcej poniżej. Jeżeli jednak chodzi o ubezpieczenie dla pracowników sezonowych czy delegowanych, sytuacja przedstawia się nieco inaczej. Pracodawca delegujący pracowników do Niemiec musi również przestrzegać lokalnych regulacji dotyczących minimalnego wynagrodzenia, czasu pracy i warunków zatrudnienia, co oznacza, że pracownik delegowany nie może zarabiać mniej niż ustawowa płaca minimalna w Niemczech i powinien mieć zapewnione warunki pracy zgodne z niemieckim prawem.

Ubezpieczenie zdrowotne dla pracowników delegowanych do Niemiec pozostaje w Polsce, o ile czas delegacji nie przekracza 2 lat. Podobnie z ubezpieczeniem na wypadek bezrobocia oraz emerytalnym. Należy jednak zadbać o ubezpieczenie wypadkowe i zarejestrować pracowników w Berufsgenossenschaft, gdzie będzie trzeba odprowadzać składki.

Rodzaje ubezpieczeń dla pracowników w Niemczech

Osoby wykonujące pracę na umowie o pracę są objęte ubezpieczeniem społecznym, które składa się z 5 ubezpieczeń: zdrowotnego (Krankenversicherung), opiekuńczego (Pflegeversicherung), emerytalnego (Rentenversicherung), wypadkoweg (Unfallversicherung) oraz na wypadek bezrobocia (Arbeitslosenversicherung).

Ubezpieczenie zdrowotne w Niemczech (Krankenversicherung)

Ubezpieczenie zdrowotne w Niemczech to jedno z najważniejszych ubezpieczeń, ponieważ w Niemczech wszyscy muszą być objęci ubezpieczeniem zdrowotnym. System ubezpieczeń zdrowotnych w Niemczech dzieli się na ustawowe ubezpieczenie zdrowotne (niem. gesetzliche Krankenversicherung, w skrócie GKV) oraz prywatne ubezpieczenie zdrowotne (niem. private Krankenversicherung, w skrócie PKV).

Ustawowe ubezpieczenie zdrowotne w Niemczech można porównać do polskiego ubezpieczenia zdrowotnego NFZ, ponieważ jest obowiązkowe dla większości osób zatrudnionych i stanowi publiczny system ubezpieczenia. Zapewnia także dostęp do określonych prawem świadczeń medycznych, z których mogą korzystać wszyscy ubezpieczeni. Z kolei prywatne ubezpieczenie to komercyjna forma ochrony zdrowia, której zakres świadczeń zdrowotnych i dostęp do prywatnych klinik czy zakładów ubezpieczeń zdrowotnych lub leczenia szpitalnego zależy od warunków ubezpieczenia zawartych w umowie.

Osoby zatrudnione zarabiające do 73 800 euro brutto rocznie (stawka na 2025 r.) podlegają obowiązkowemu ustawowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu. Natomiast osoby zarabiające więcej oraz samozatrudnieni (np. prowadzący Gewerbe) mogą wybrać między powszechnym ubezpieczeniem zdrowotnym a prywatnym ubezpieczeniem zdrowotnym. Koszty i zakres prywatnego ubezpieczenia różnią się w zależności od wieku, stanu zdrowia i wybranego pakietu – miesięczna składka zdrowotna może wynosić od około 100 do kilku tysięcy euro. W przeciwieństwie do prywatnej polisy, składka w ustawowym ubezpieczeniu zdrowotnym zależy od wysokości dochodu. Dlatego przed wyborem warto przeanalizować dostępne opcje pod kątem finansowym i zdrowotnym.

Ogólna stawka na ustawowe ubezpieczenie zdrowotne wynosi 14,6% wynagrodzenia brutto. Do tego należy doliczyć tzw. dodatek indywidualny kasy chorych (Zusatzbeitrag), który ustalany jest przez każdą kasę oddzielnie – w 2025 roku jego średnia wysokość wynosi 2,5%. Łączna składka jest dzielona po połowie między pracodawcę a pracownika (czyli pracodawca pokrywa 7,3% + połowę dodatku).

Ubezpieczenie społeczne (Sozialversicherung)

Termin ubezpieczeń społecznych odnosi się do 5 ubezpieczeń dla pracowników w Niemczech. Obok ubezpieczenia zdrowotnego w Niemczech oraz ubezpieczenia wypadkowego, jednym z najważniejszych zabezpieczeń jest ubezpieczenie emerytalne. Każdy pracownik zatrudniony na umowie o pracę musi mieć ubezpieczenie emerytalne, podobnie jak inne ubezpieczenia socjalne. Po ukończeniu okresu pracy, odkładane składki na ubezpieczenie zostają wypłacane, jeżeli zsumowany okres pracy objętej Rentenversicherung wynosił przynajmniej 5 lat. Podobnie jak w przypadku ubezpieczenia zdrowotnego w Niemczech, opłacanie składek na ubezpieczenie Rentenversicherung pokrywane jest w połowie przez pracodawcę i pracownika, każdy po około 9,3%.

Kolejnym z filarów ubezpieczeniowych jest ubezpieczenie pielęgnacyjne, inaczej nazywane także ubezpieczeniem opiekuńczym. Jeżeli publiczny system niemieckiego ubezpieczenia zdrowotnego jest dla ciebie obowiązkowy, ubezpieczenie opiekuńcze także jest obowiązkowe. Ubezpieczenie opiekuńcze zapewnia ochronę w przypadku konieczności stałej opieki, innej niż medyczna, w razie choroby bądź wypadku. Wysokość składki na ubezpieczenie pielęgnacyjne zależy od sytuacji rodzinnej pracownika. Standardowa stawka (dla osób posiadających jedno dziecko) wynosi 3,4%. Osoby bezdzietne (powyżej 23. roku życia) płacą wyższą stawkę w wysokości 4,0%. Z kolei pracownicy posiadający dwoje lub więcej dzieci (poniżej 25. roku życia) korzystają z ulg obniżających składkę (o 0,25% za każde kolejne dziecko, aż do piątego). Koszty te są co do zasady dzielone po połowie między pracodawcę a pracownika, z wyjątkiem dodatku dla osób bezdzietnych, który w całości pokrywa pracownik (wyjątek stanowi Saksonia, gdzie podział jest inny).

Kolejnym ustawowym ubezpieczeniem dla pracowników jest ubezpieczenie na wypadek bezrobocia (Arbeitslosenverischerung). Wynosi ono 2,6%, również odprowadzane po połowie przez pracownika i pracodawcę.

Ubezpieczenie od wypadków w pracy (Unfallversicherung)

Osoby zatrudnione na umowie o pracę lub odbywające staż są objęte obowiązkowym ubezpieczeniem wypadkowym, które finansuje pracodawca lub państwo. W przeciwieństwie do ubezpieczenia zdrowotnego i emerytalnego, pracownik nie ponosi żadnych kosztów.

Ubezpieczenie to obejmuje wypadki w miejscu pracy, w drodze do i z pracy, a także choroby zawodowe. Pokrywa również część kosztów rehabilitacji i leczenia, choć nie w pełnym zakresie. Dlatego warto rozważyć dodatkowe prywatne ubezpieczenie wypadkowe, które obejmuje zarówno wypadki w pracy, jak i poza nią. Należy pamiętać, że zakres państwowego ubezpieczenia wypadkowego jest ograniczony – nie obejmuje kosztów leczenia zwykłych chorób, z wyjątkiem chorób zawodowych. Z tego powodu kluczowe znaczenie ma posiadanie odpowiedniego ubezpieczenia zdrowotnego, bądź ustawowego, bądź prywatnego.

Wysokość składki, którą poszczególni pracodawcy muszą zapłacić jako składkę, zależy od wynagrodzenia osób podlegających ubezpieczeniu i stopnia ryzyka wypadku w pracy bądź choroby zawodowej. W tym celu instytucje ubezpieczenia wypadkowego sporządzają taryfy ryzyka, w których grupy ryzyka są podsumowywane według ryzyka zagrożenia. Dlatego na przykład ubezpieczenie dla pracowników fizycznych może być wyższe niż ubezpieczenie dla pracowników umysłowych. Składki na ubezpieczenie wypadkowe są odprowadzane przez pracodawcę raz w roku, na podstawie wyliczenia wynagrodzeń wysłanego do Berufsgenossenschaft, czyli Branżowej Kasy Ubezpieczeń społecznych, na początku roku.

Jak ubezpieczyć pracownika sezonowego w Niemczech?

Ubezpieczenie dla pracowników sezonowych zależy od wielu czynników, przede wszystkich od tego, czy jest to delegacja, czy praca sezonowa na umowie niemieckiej. Zasadniczo na niemieckiej umowie każdego obowiązują takie przepisy, jak innych pracowników niemieckich – tzn. 5 głównych ubezpieczeń.

Pracownicy sezonowi zatrudniani w Niemczech, zwłaszcza w rolnictwie, gastronomii czy budownictwie, podlegają różnym zasadom ubezpieczeniowym w zależności od długości zatrudnienia i wysokości wynagrodzenia. Jeśli pracują maksymalnie 70 dni w roku w ramach tzw. kurzfristige Beschäftigung, mogą być zwolnieni z obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne, z wyjątkiem ubezpieczenia wypadkowego, które zawsze opłaca pracodawca. Także praca na podstawie umowy o Minijob nie wymaga płacenia składek socjalnych emerytalnych i na wypadek bezrobocia.

Przepisy dotyczące pracowników sezonowych

W przypadku pracowników delegowanych do Niemiec i ubezpieczeń zdrowotnych dla pracowników delegowanych, pracodawca może zapewnić im możliwość pozostania w polskim systemie ubezpieczeń społecznych, jeśli posiadają formularz A1. W takiej sytuacji składki na ubezpieczenia zdrowotne dla Polaków w Niemczech, emerytalne i od bezrobocia są nadal odprowadzane do ZUS, a pracownik może korzystać z niemieckiej opieki zdrowotnej na podstawie karty EKUZ i dokumentu A1. Jeśli jednak pracownik nie posiada A1, podlega niemieckim przepisom i musi zostać ubezpieczony w lokalnym systemie, co wiąże się z obowiązkowym odprowadzaniem składek na ubezpieczenia społeczne.

Koszty ubezpieczenia pracownika sezonowego

Koszty ubezpieczenia pracownika sezonowego w delegacji do Niemiec wynoszą niewiele więcej niż w Polsce, ponieważ w przypadku delegacji do 2 lat pracownik pozostaje ubezpieczony w polskim systemie ubezpieczeń ZUS. Należy więc jedynie odprowadzać składki na ubezpieczenie wypadkowe. Jeżeli firma, która ma zatrudnionych pracowników, prowadzi tymczasowo prace na terenie Niemiec i pracownicy pracują w Niemczech, należy także obowiązkowo zarejestrować ich w kasie urlopowej. W przypadku ubezpieczenia dla pracowników budowlanych będzie to np. SOKA-BAU.

Jak Profimi wspiera w uzyskaniu ubezpieczenia dla pracownika?

Oferujemy kompleksową pomoc w wyborze ubezpieczeń ustawowych i prywatnych w Niemczech. Gwarantujemy pełną obsługę w języku polskim, wyjaśnienie zawiłych terminów oraz wsparcie w kontaktach z urzędami. Potwierdzenie ubezpieczenia otrzymasz nawet w ciągu 24 godzin.

Nasza oferta obejmuje ubezpieczenia zdrowotne i emerytalne m.in. dla:

• pracowników delegowanych, przygranicznych i sezonowych,

• specjalistów z branży budowlanej i opiekunek seniorów,

• studentów oraz całych rodzin.

Skontaktuj się z nami, aby otrzymać ofertę dopasowaną do Twojej sytuacji.

Jakie dokumenty są potrzebne do zgłoszenia pracownika do ubezpieczenia w Niemczech?

Aby zgłosić pracownika do ustawowego ubezpieczenia w Niemczech, pracodawca musi dostarczyć do odpowiednich instytucji kilka kluczowych dokumentów. Przede wszystkim wymagane są dane osobowe pracownika, w tym jego imię i nazwisko, data i miejsce urodzenia, adres zamieszkania oraz numer identyfikacyjny podatnika (Steuer-Identifikationsnummer), który można uzyskać w niemieckim urzędzie skarbowym (Finanzamt). Konieczne jest także podanie numeru ubezpieczenia społecznego (Sozialversicherungsnummer), który wydaje Deutsche Rentenversicherung – jeśli pracownik jeszcze go nie posiada, pracodawca musi go dla niego uzyskać.

Dodatkowo potrzebna jest umowa o pracę zawierająca szczegóły dotyczące wynagrodzenia, godzin pracy i stanowiska, ponieważ wysokość składek na ubezpieczenie społeczne zależy od poziomu zarobków. Niezbędne jest również wskazanie kasy chorych, w której pracownik będzie ubezpieczony – w Niemczech istnieje obowiązkowe ubezpieczenie zdrowotne, ale zakładów ubezpieczeń zdrowotnych jest wiele, i pracownik musi wybrać jedną z dostępnych kas, np. AOK czy TK.

Natomiast w przypadku prywatnego ubezpieczenia w Niemczech należy przede wszystkim zadbać o to, by poprawnie wypełnić wniosek, w którym należy będzie podać wszystkie dolegliwości, stan zdrowia, choroby zawodowe, rodzinne, itd.

Dane wymagane przy zgłaszaniu pracownika

Dla pracowników delegowanych przede wszystkim wymagane są dane osobowe pracownika, w tym jego imię i nazwisko, data i miejsce urodzenia, adres zamieszkania oraz, jeżeli jest, numer identyfikacyjny podatnika (Steuer-ID), który można uzyskać w niemieckim urzędzie skarbowym. Konieczne będzie tez podanie informacji o branży, w której pracownicy będą pracować oraz miejsca i czasu trwania danej pracy.

Procedura zgłaszania pracownika do niemieckiego urzędu skarbowego

Rejestrację pracowników delegowanych należy rozpocząć jednak w Zollamt, czyli urzędzie celnym. Dla pracowników z UE potrzebny będzie jedynie dowód bądź paszport. Inaczej wygląda to jednak w przypadku pracowników spoza UE, którym potrzebne będzie także zezwolenie na pracę i zezwolenie na pobyt.