Obowiązkowe e-faktury w Niemczech dla B2B – co warto wiedzieć?

Obowiązek wystawiania faktur dotyczy wszystkich firm działających w Niemczech – zarówno niemieckich firmy, jak i polskich firmy działających w kraju za Odrą. Niemiecki system fakturowania wygląda nieco inaczej niż w Polsce, a nowe standardy fakturowania mogą wydawać się skomplikowane. Od 2025 roku wchodzi bowiem nowe prawo dotyczące obowiązku wystawiania faktur elektronicznych.

Stopniowe wprowadzenie obowiązku faktur elektronicznych w Niemczech – ważne daty

Zmiany w elektronicznym fakturowaniu wprowadzane są stopniowo w okresie od 1. stycznia 2025 do końca 2027 roku, aby w 2028 przyjąć pełny elektroniczny system XRechnung bądź ZUGFeRD. Przyjrzyjmy się więc po kolei krokom, które zostaną powzięte w procesach fakturowania.

Wystawianie faktur a przepisy przejściowe

• w okresie od 1. stycznia 2025 do 31. grudnia 2026 roku zgodnie z prawem przyjmuje się definicję faktur elektronicznych. Nowe standardy fakturowania elektronicznego określają e-faktury (niem. E-Rechnungen) jako faktury wystawiane, przesyłane, odbierane i przetwarzane w określonym ustrukturyzowanym formacie danych elektronicznych zgodnie z europejską serią norm EN 16931 – faktura w formacie PDF i inne formaty, takie jak „.tif”, „.jpeg”, „.docx” nie spełniają wymagań dotyczących niemieckich standardów fakturowania. Te formaty wraz z papierowymi fakturami stanowią teraz wg definicji “pozostałe faktury” (niem. sonstige Rechnungen).

Pierwszym krokiem są zmiany dot. e-fakturowania B2B w Niemczech. Od początku 2025 roku dalej można wystawiać wszystkie faktury elektroniczne (również jako PDF), a nawet faktury papierowe. Jednakże zmienia się to, że teraz przyjmowanie elektronicznych faktur jest obowiązkowe, a więc jeżeli jakiś podmiot zdecyduje się już obecnie wystawiać faktury zgodnie z nową definicją e-fakturowania, podmiot przyjmujący fakturę będzie zmuszony do akceptacji faktur elektronicznych oraz przetwarzania faktur elektronicznych w takim formacie, a nie może poprosić o fakturę papierową czy w PDF.

• w okresie od 1. stycznia 2027 roku przedsiębiorstwa, które w poprzednim roku miały obrót powyżej 800.000 EUR będą musiały przestawić się na zarówno akceptację faktur elektronicznych, jak i wystawianie faktur elektronicznych.
• od 1. stycznia 2028 roku obowiązek wprowadzenia elektronicznego fakturowania będzie obowiązywał wszystkie faktury B2B w Niemczech. Obowiązek faktur elektronicznych dla B2B obowiązuje więc de facto od 2028 roku.

Kto jest zobowiązany do wystawiania e-faktur w Niemczech?

Ww. normy unijne pierwotnie zostały wprowadzone dla sektora publicznego, czyli e-fakturowanie B2G w Niemczech, jednakże w Niemczech rozszerzono ich zastosowanie. Teraz stopniowo obejmuje to również obszar B2B. Co ciekawe, same administracje publiczne nie mają obowiązku wprowadzenia elektronicznego fakturowania, w większości przypadków jednak operują już elektroniczną wymianą danych (EDI) i większość części administracyjnych już stosuje się do nowych niemieckich standardów fakturowania, nawet pomimo tego, że e-fakturowanie B2G w Niemczech nie jest obowiązkowe. Fakturowanie podmiotów publicznych nie podlega więc nowym zasadom. Wystawianie faktur podmiotom publicznym i tak już przestawia się na e-fakturowanie.

Jakie wymagania muszą spełniać e-faktury w Niemczech?

Faktury elektroniczne ustrukturyzowane są w bardzo konkretny sposób. Wiemy już, że obowiązkowe fakturowanie elektroniczne nie obejmuje formatów cyfrowych. Wprowadzenie obowiązkowego fakturowania elektronicznego zakłada szczególne formaty.

Ustrukturyzowany format danych elektronicznych musi zatem być zgodny z europejską normą dotyczącą e-fakturowania (norma CEN EN 16931). Wymagania dotyczące formatu są obecnie spełnione, na przykład, przez XRechnung, który jest już używany m. in. w zamówieniach publicznych, lub hybrydowy format ZUGFeRD, połączenie dokumentu PDF i formatu XML faktury. Niemniej jednak inne formaty, takie jak „francuski” Factur-X, są dozwolone, jeśli spełniają wymagania techniczne normy unijnej 16931.

Wymagany format – czym jest ZUGFeRD i XRechnung?

Zgodnie z nowym prawem od 2028 roku wszystkie faktury elektroniczne mają spełniać normy europejskie. ZUGFeRD i XRechnung to formaty plików, które spełniają standardy fakturowania elektronicznego.

ZUGFeRD jest tak zwanym formatem hybrydowym, składającym się z PDF-a, w którym osadzony jest format XML faktury do odczytu maszynowego. Z kolei XRechnung jest czystym plikiem XML.

Przyjęło się, że XRechnung używany jest bardziej w e-fakturowaniu B2G w Niemczech, czyli do wystawiania faktur podmiotom publicznym, natomiast ZUGFeRD firmy SNI nadaje się bardziej do e-fakturowania B2B w Niemczech.

Do wystawiania rachunków w tych formatach można używać opcji płatnych i bezpłatnych. Narzędzia online są bezpłatne i świetnie nadają się do wystawiania niewielkiej ilości faktur. Natomiast platformy elektronicznego fakturowania oferują więcej faktur i dodatkowe usługi, przez co są często płatne.

Dane wymagane na fakturze VAT w Niemczech

Na fakturze VAT muszą znajdować się poniższe elementy:

• nazwa i adres sprzedawcy/wykonawcy usługi oraz klienta;
• opis usługi bądź liczba produktów;
• data lub okres wykonywania usług lub sprzedaży produktu;
• wynagrodzenie dla sprzedawcy wraz z kwotą podatku;
• data wystawienia faktury i numer faktury;
• nr identyfikacji podatkowej VAT (niem. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer).

Zasady przesyłania i archiwizacji e-faktur

Obowiązek wystawiania faktur to jedno, ale przesyłanie faktur elektronicznych oraz ich archiwizacja to również bardzo ważna kwestia.

Wprowadzenie nowych standardów wiąże się z wieloma zmianami. Na szczęście aby wymiana e-faktur była jak najmniej skomplikowana, prawo nie określa konkretnego kanału, za pośrednictwem którego e-faktura musi być przesyłana. Zapewnia to niezbędną elastyczność dla różnych rozwiązań w praktyce. Przykładowo, możliwe jest przesyłanie faktur pocztą elektroniczną, współdzielenie dostępu do dysku, przesyłanie danych np. do pamięci USB lub pobieranie danych za pośrednictwem portalu internetowego/platformy elektronicznego fakturowania. Zasadniczo więc do przesyłania faktur elektronicznych wystarczy skrzynka e-mail.

Archiwizacja faktur musi być w miejscu bezpiecznym, dodatkowo z backupem, w razie gdyby kopie przepadły z powodu np. popsucia się komputera. Trzeba więc przechowywać takie faktury na bezpiecznym dysku, który jednocześnie ma jakąś kopię zapasową. Platformy elektronicznego fakturowania często oferują takie miejsca w ramach pakietu. E-faktury muszą być archiwizowane 10 lat.

Obowiązkowe fakturowanie elektroniczne – dla kogo?

Wprowadzenie elektronicznego fakturowania dotyczy tylko relacji B2B, czyli pomiędzy osobami fizycznymi i/lub firmami. Nie dotyczy klientów indywidualnych, a także nie dotyczy tzw. małych przedsiębiorstw w rozumieniu niemieckiego prawa (tzw. Kleinunternehmen). Małe firmy są więc bezterminowo zwolnione z obowiązkowego fakturowania elektronicznego. Wyjątek od wprowadzenia nowych standardów stanowią także faktury poniżej 250 EUR.

Obowiązkowe e-faktury B2B w Niemczech i kluczowe informacje dla polskich przedsiębiorców

Należy pamiętać, że wprowadzenie nowych standardów dotyczy działalności B2B. Jeżeli chodzi o wystawianie faktur bezpośrednio do klienta, nowe zasady nie obowiązują.

Jednakże jeżeli podejmujemy się zlecenia od firmy jako podwykonawca i wystawiamy potem rachunek na tę firmę, jest to działalność B2B, która podchodzi pod faktury elektroniczne ustrukturyzowane.

Należy również pamiętać, że wprowadzenie elektronicznego fakturowania dotyczy firm, które rozliczają się w Niemczech, czyli wszelkich działalności gewerbe, GmbH, GbR, itd. Nie dotyczy jednak polskich firm działających w Niemczech tymczasowo.